Secc. Sección tercera. Funciones de control
Art. Norma quinta
En vigor desde 4 abr 2014
1. De conformidad con el artículo 28 del Real Decreto 217/2008, de 15 de febrero, la unidad, dentro de la organización de las entidades que presten servicios de inversión, que desempeñe la función de cumplimiento normativo en el ámbito de dicha prestación, deberá:
1.1 Tener como responsable a una persona u órgano en la organización con suficiente formación y autoridad para promover su independencia, contar con personal con los conocimientos y experiencia profesional suficientes, disponer de los medios técnicos adecuados y tener acceso a los procesos internos, información necesaria y actividades de las entidades para garantizar una amplia cobertura de la función de cumplimiento normativo con carácter permanente.
1.2 Actuar con independencia en el ejercicio profesional. A estos efectos, las personas encargadas del desarrollo de la función de cumplimiento normativo no podrán participar en la prestación de los servicios y actividades que controlan con el fin de que no se encuentren sometidas o perjudicadas por la influencia indebida que pudieran ejercer personas de otras áreas de actividad de la entidad. Asimismo, y en caso de que perciban una remuneración variable, esta deberá basarse, principalmente, en la consecución de objetivos relacionados con sus funciones, con independencia de los resultados del área de negocio que controlen.
1.3 No obstante, cuando se trate de entidades que de acuerdo al apartado 3 de la norma cuarta, cumplan con las condiciones para disponer de una unidad que desempeñe las funciones de cumplimiento normativo, gestión de riesgos y auditoría interna, no estarán obligadas a cumplir los requisitos señalados en el apartado 1.2 anterior.
1.4 Identificar y evaluar periódicamente los riesgos de incumplimiento normativo en las distintas áreas de negocio y contribuir a su gestión de forma eficiente. En este sentido, deberá diseñar un plan de revisión de los procedimientos establecidos, adecuado para prevenir, detectar, corregir y minimizar cualquier riesgo de incumplimiento de las obligaciones impuestas por las normas que resulten de aplicación a las entidades que prestan servicios de inversión y en particular, el riesgo de dichas entidades de sufrir sanciones, pérdida financiera material o de reputación como resultado de incumplir las leyes, regulaciones, normas, estándares de autorregulación y códigos de conducta aplicables a su actividades.
1.5 Establecer, de acuerdo a lo señalado en el apartado 1.4 anterior, un programa de supervisión y control actualizado que tenga en cuenta todos los servicios de inversión, actividades y servicios auxiliares prestados por las entidades, y disponer de las herramientas y metodologías de control adecuadas, entre las que podrán incluirse visitas in situ a las áreas operativas, para verificar que las políticas y procedimientos están efectivamente implantados.
2. La unidad, dentro de la organización, que desempeñe de la función de cumplimiento normativo en el ámbito de la prestación de servicios de inversión, deberá comprobar, al menos, el cumplimiento de:
2.1 El régimen de operaciones personales, de conformidad con la letra d) del apartado 1 del artículo 70 ter de la Ley 24/1988, de 28 de julio, y los artículos 34 y 35 del Real Decreto 217/2008, de 15 de febrero, de consejeros, directivos, empleados y apoderados o agentes de las entidades, establecido en su reglamento interno de conducta, y las funciones propias, que, en su caso, dicho reglamento le atribuya.
2.2 Los procedimientos de gestión de conflictos de interés y de operaciones vinculadas para evitar que perjudiquen a los clientes de conformidad con la letra d) del apartado 1 del artículo 70 ter de la Ley 24/1988, de 28 de julio, y los artículos 44 a 47 del Real Decreto 217/2008, de 15 de febrero. En todo caso, estos procedimientos deberán contemplar la existencia de un registro regularmente actualizado de aquellas operaciones y actividades en las que haya surgido o pueda surgir un conflicto de interés.
2.3 Los procedimientos para la salvaguardia de los instrumentos financieros y de los fondos confiados por los clientes en el ámbito de la prestación de servicios de inversión de conformidad con lo establecido en la letra f) del apartado 1 y en la letra c) del apartado 2 del artículo 70 ter de la Ley 24/1988, de 28 de julio, respectivamente, y en la Circular 5/2009, de 25 de noviembre, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, que regula el informe anual del auditor sobre protección de activos de clientes.
2.4 Los procedimientos para la aprobación y diseño de nuevos productos y servicios.
2.5 Los procedimientos relacionados con el cumplimiento de las normas de conducta en los términos previstos en el Título VII, Capítulo I, de la Ley 24/1988, de 28 de julio. Entre otros, los relacionados con las siguientes áreas:
(i) Comercialización de productos y prestación y servicios de inversión que incluye el control de las políticas y procedimientos relacionados con:
– La clasificación de los clientes.
– La catalogación de los instrumentos financieros.
– La evaluación de la conveniencia.
– La evaluación de la idoneidad de los clientes en el ámbito del asesoramiento y gestión de carteras.
– La información pre y post contractual a clientes.
(ii) El régimen de las tarifas y de los documentos contractuales.
(iii) Los procedimientos de tramitación y de mejor ejecución de órdenes.
(iv) Los procedimientos de mantenimiento de registros obligatorios sobre instrumentos financieros y servicios de inversión a los que hace referencia la normativa vigente, entre otros:
– Clientes (datos identificativos y clasificación).
– Situación de los clientes (Evaluación de la conveniencia e idoneidad).
– Documentación acreditativa de recomendaciones y contratos, en su caso.
– Información sobre incentivos.
– Conflictos de interés.
– Operaciones personales.
– Órdenes y operaciones.
2.6 Los procedimientos para la comunicación de operaciones a la Comisión Nacional del Mercado de Valores de acuerdo con el artículo 59 bis de la Ley 24/1988, de 28 de julio.
2.7 Los procedimientos relacionados con el departamento o servicio de atención al cliente de conformidad con lo establecido en la Orden ECO/734/2004, de 11 de marzo, sobre los departamentos y servicios de atención al cliente y el defensor del cliente de las entidades financieras, y en la Orden ECC/2502/2012, de 16 de noviembre, por la que se regula el procedimiento de presentación de reclamaciones ante los servicios de reclamaciones del Banco de España, la Comisión Nacional del Mercado de Valores y la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones.
2.8 Los procedimientos relacionados con la detección, análisis y comunicación de operaciones sospechosas en materia de abuso de mercado, según lo establecido en el artículo 83 quáter de la Ley 24/1988, de 28 de julio.
2.9 Los procedimientos relacionados con la prestación de servicios de inversión y auxiliares de los agentes y de las sucursales de conformidad con los artículos 24 a 26 del Título I y el Título III del Real Decreto 217/2008, de 15 de febrero, respectivamente, y, en general, de la red comercial.
2.10 Las relaciones con organismos reguladores y supervisores en el ámbito del mercado de valores, que incluye el control de la coordinación de las respuestas a requerimientos y de la revisión del cumplimiento de las recomendaciones.
2.11 Los procedimientos relacionados con la conservación de la justificación documental de los controles realizados por la unidad que desempeñe la función de cumplimiento normativo, así como cualesquiera otras políticas y procedimientos implementados para el mejor cumplimiento de las obligaciones de carácter normativo.
2.12 Los procedimientos relativos a los sistemas de negociación automatizados.
3. Además, la unidad que desempeñe la función de cumplimiento normativo deberá:
3.1 Supervisar el cumplimiento de la reserva de actividad de acuerdo con el programa de actividades registrado en la CNMV.
3.2 Asegurarse de la existencia de sistemas de información eficaces que confirmen que el personal conoce las obligaciones, riesgos y responsabilidades derivadas de su actuación y la normativa aplicable a las funciones que le sean asignados.
3.3 Asesorar y sensibilizar al personal de la importancia de la observancia de los procedimientos desarrollados para el cumplimiento de la normativa. A tal fin deberá colaborar en el desarrollo de programas de formación orientados a conseguir que el personal cuente con la capacitación y experiencia para desempeñar adecuadamente sus funciones.
3.4 Participar en el diseño y control de la observancia de las políticas y procedimientos relacionados con el sistema retributivo del personal implicado directamente en la prestación de servicios de inversión y auxiliares, los cuales deberán procurar el cumplimiento de las normas de conducta y los requisitos que sobre conflictos de interés se establecen en la Ley 24/1988, de 28 de julio, y sus disposiciones de desarrollo.
3.5 Asesorar y asistir al a la alta dirección en materia de cumplimiento normativo, en particular sobre el impacto que pueda tener la evolución de la legislación vigente.
3.6 Informar por escrito a la alta dirección, con una periodicidad mínima trimestral, sobre el resultado de los trabajos realizados, destacando los incumplimientos y los riesgos asociados, incluidos los derivados de las reclamaciones presentadas por los clientes en materia del mercado de valores, junto con las medidas propuestas que se consideren adecuadas para su subsanación, y la efectividad de las medidas adoptadas en relación con los mismos.
No obstante, la unidad que desempeñe la función de cumplimiento normativo deberá informar, con carácter inmediato, a la alta dirección de las entidades o a la persona que éstas designen, de cualquier incumplimiento normativo, incidencia o anomalía que revista una especial relevancia.
4. Asimismo, la unidad que desempeñe la función de cumplimiento normativo deberá elaborar, al menos anualmente, un informe que firmará el responsable de dicha unidad, referido a todas las unidades de negocio que presten servicios de inversión y auxiliares. El informe detallará el resultado de los trabajos realizados destacando los incumplimientos y los riesgos asociados, junto con las propuestas de medidas que se consideren adecuadas. Será remitido a la alta dirección de las entidades, dentro de los cuatro primeros meses de cada ejercicio, para que tome conocimiento del mismo y, en su caso, adopte las medidas adecuadas para solucionar las incidencias puestas de manifiesto. En todo caso, este informe deberá estar a disposición de la Comisión Nacional del Mercado de Valores. Cuando no se informe sobre alguna de las actividades objeto de control, el informe deberá reflejar las explicaciones oportunas.
Entre otros, el informe anual deberá contemplar los siguientes aspectos:
– Identificación de las áreas de riesgo en el ámbito del control de cumplimiento normativo.
– Descripción de la aplicación y eficacia de las políticas y procedimientos de control establecidos con un resumen de las revisiones a distancia o in situ realizadas.
– Detalle de los principales tipos de incidencias e incumplimientos detectados en el seno de la organización y en la aplicación de las políticas y procedimientos establecidos durante el transcurso de las revisiones.
– Detalle de las medidas sugeridas para retornar al cumplimiento y para la resolución de las incidencias detectadas.
– Cambios sustanciales en la normativa regulatoria y las medidas acordadas de adaptación a los nuevos requisitos.
– Correspondencia establecida con las autoridades supervisoras.
– Cualesquiera otros aspectos de importancia que no hayan sido reflejados en informes anteriores.
5. En el caso de que exista una única unidad que desempeñe las funciones de control, de acuerdo con lo previsto en el apartado 3 de la norma cuarta, a los efectos de lo previsto en los apartados 3.6 y 4 anteriores, podrá elaborarse un único informe con carácter anual, en el que se encuentren perfectamente separados e identificados los resultados de las actividades de las funciones de cumplimiento normativo, gestión de riesgos y en su caso, auditoría interna.
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Proeli/es/cir/2014/02/26/1#norma-quinta