Capítulo SECCIÓN SEGUNDA

Art. Norma 3

En vigor desde 12 ene 2011

1. El consejo de administración de la SGIIC o, en su caso, de la sociedad de inversión deberá definir y aplicar políticas y procedimientos adecuados para garantizar que su personal, sus agentes y apoderados cumplan las obligaciones que la normativa aplicable les impone, así como políticas y procedimientos adecuados de control de terceras entidades en quienes hubieran delegado la gestión y administración de las IIC o cualquier otra actividad. A tal efecto deberán disponer de: a) Los medios humanos y técnicos adecuados, en relación con la naturaleza, volumen y complejidad de las actividades realizadas y de las IIC gestionadas, garantizando una adecuada segregación de funciones dentro de la organización, especialmente de las funciones de gestión, administración y control. En particular, la SGIIC o, en su caso, la sociedad de inversión deberá emplear personal con las cualificaciones, los conocimientos y la experiencia necesarios para desempeñar las funciones que se les asignen, y establecer planes de formación continua para asegurar la adecuada formación del personal. b) Una estructura organizativa adecuada y proporcionada a la naturaleza, volumen y complejidad de sus actividades y de las IIC gestionadas, con líneas de responsabilidad bien definidas, transparentes y coherentes, y que permita prevenir, detectar y corregir posibles conflictos de interés que puedan perjudicar a los partícipes y accionistas de las IIC gestionadas. 2. Asimismo, la SGIIC o, en su caso, la sociedad de inversión deberá contar con: a) Una unidad que funcione de manera independiente y que garantice una adecuada gestión de los compromisos contraídos en el ejercicio de la actividad de las IIC gestionadas y de los riesgos derivados de los activos que integran sus inversiones, así como de los riesgos asociados a las actividades de la propia SGIIC o, en su caso, de la sociedad de inversión. b) Una unidad que garantice el desarrollo de la función de cumplimiento normativo bajo el principio de independencia con respecto a aquellas áreas o unidades que desarrollen las actividades sobre las que gire el ejercicio de aquella función. c) Una unidad que desempeñe la función de auditoría interna, que desde el principio de independencia y objetividad, apoye al consejo de administración de la SGIIC o sociedad de inversión en su responsabilidad de supervisión de los sistemas y procedimientos de gestión de riesgos y de cumplimiento normativo y gobierno corporativo. 3. Cuando resulte proporcionado en función de la naturaleza, volumen y complejidad de sus actividades y de las IIC gestionadas, la SGIIC o, en su caso, la sociedad e inversión, podrá crear y mantener una única unidad que garantice el desempeño de las funciones de cumplimiento normativo y de gestión de riesgos. 4. Asimismo, la SGIIC o, en su caso, la sociedad de inversión deberá adoptar: a) Políticas y procedimientos administrativos y contables adecuados. En particular, estas políticas y procedimientos deberán: (i) Garantizar el correcto registro contable de las operaciones realizadas para las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión, de acuerdo con la normativa aplicable. (ii) Garantizar el correcto registro de las solicitudes de suscripción y reembolso de participaciones o adquisición y enajenación de acciones de las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión, cuando así lo exija la normativa aplicable y, de acuerdo con el procedimiento establecido en el folleto informativo de las IIC gestionadas, y por tanto, la llevanza del registro de partícipes y, en su caso, del registro de accionistas. El registro de órdenes identificará al partícipe o accionista de la IIC, a la persona que recibió la orden, la fecha y hora, condiciones y medios de pago, tipo, día de la ejecución, número de participaciones suscritas o reembolsadas, valor liquidativo aplicable, cantidad bruta y neta suscrita o reembolsada, y otras comisiones relevantes. (iii) Establecer la realización de conciliaciones de los activos de las IIC custodiados por el Depositario, bien directamente, o bien a través de una entidad participante en los sistemas de compensación, liquidación y registro de los mercados en que vayan a operar, entre sus registros internos y los registros del Depositario, que permitan prevenir y detectar errores o anomalías en los procesos de cálculo del valor liquidativo de las participaciones o acciones de las IIC. (iv) Establecer mecanismos de confirmación de las operaciones realizadas para las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión con los intermediarios financieros o contrapartidas correspondientes, incluyendo la verificación de las condiciones económicas acordadas con los mismos. (v) Establecer mecanismos de control de la liquidación de las operaciones realizadas para las IIC gestionadas por la SGIIC o sociedad de inversión, y de los movimientos de las cuentas de efectivo pertenecientes a las IIC gestionadas por la SGIIC o sociedad de inversión. (vi) Establecer mecanismos de identificación, evaluación y resolución de forma inmediata, o en el menor tiempo posible, de aquellas incidencias, errores e incumplimientos de la normativa aplicable que presenten un impacto en el valor liquidativo de las IIC gestionadas o la sociedad de inversión. A estos efectos, la SGIIC o la sociedad de inversión podrá establecer umbrales de tolerancia para la identificación de incidencias, errores e incumplimientos normativos que pudieran tener un impacto sobre el valor liquidativo de las participaciones de los fondos de inversión y de las acciones de las sociedades de inversión, así como a efectos de compensación o, en su caso, de información a partícipes o accionistas por los perjuicios causados como resultado de los mismos, que deberán recogerse en los manuales internos a los que hace referencia la Norma 10.ª, todo ello sin menoscabo del derecho de los partícipes o accionistas a exigir responsabilidades a la sociedad gestora al que se refiere el artículo 46.4 de la LIIC. En todo caso, los procedimientos administrativos y contables deberán estar debidamente soportados por sistemas informáticos que garanticen un elevado grado de automatización y minimicen el riesgo operativo. Deberán, especialmente, permitir la captura automática de los precios utilizados para determinar el valor razonable de los activos, el cálculo del valor liquidativo de las IIC gestionadas por la SGIIC o de la sociedad de inversión, con la frecuencia establecida en su folleto informativo, así como permitir el inmediato y adecuado registro de cada transacción. b) Procedimientos, criterios y fórmulas para el cálculo del valor liquidativo de las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión. En particular, estos procedimientos deberán permitir verificar la exactitud del cálculo del valor liquidativo con carácter previo a su publicación. c) Políticas y procedimientos de valoración de los activos que integran el patrimonio de las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión. d) Políticas y procedimientos de control interno, así como de identificación, evaluación y seguimiento continuo de los riesgos asumidos tanto por las IIC gestionadas, como por la propia SGIIC o la sociedad de inversión. En particular, estas políticas y procedimientos deberán incluir un régimen que regule las inversiones en instrumentos financieros de las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión, que: (i) Garantice que cada transacción pueda reconstruirse con arreglo a su origen, las partes que participen, su naturaleza y el tiempo y lugar en que se haya realizado, así como que los activos de las IIC se inviertan con arreglo a sus reglamentos, estatutos, folletos explicativos y a las disposiciones legales vigentes. (ii) Permita acreditar que las decisiones de inversión a favor de una determinada IIC, o cliente, se adoptan con carácter previo a la transmisión de la orden al intermediario y, en consecuencia, sin el conocimiento previo del resultado de la operación. A estos efectos, la SGIIC deberá disponer de criterios, objetivos y preestablecidos, para la distribución o desglose de operaciones que afecten a varias IIC, o clientes, que garanticen la equidad y no discriminación entre ellos. En todo caso, el cumplimiento de estos requisitos deberá quedar acreditado documentalmente, de manera objetiva, verificable y no manipulable. (iii) Garantice que las inversiones cumplen los límites de riesgos aprobados por el consejo de administración de la SGIIC o de la sociedad de inversión y, en su caso, por su comité de inversiones, y que se adecuan al perfil de riesgo establecido en el folleto informativo de las IIC. Asimismo, el sistema de gestión de riesgos de la SGIIC o la sociedad de inversión deberá permitir estimar y controlar en todo momento el riesgo de las posiciones abiertas en instrumentos financieros derivados y su contribución al perfil global de riesgo de la cartera de las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión, así como la adecuada gestión de la liquidez que permita controlar la profundidad del mercado de los valores en que invierte considerando la negociación habitual y el volumen invertido, para procurar una liquidación ordenada de las posiciones de las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión a través de los mecanismos normales de contratación, y garantizar su capacidad de atender solicitudes de reembolso de participaciones o venta de acciones. e) Políticas y procedimientos de selección de los intermediarios financieros que intervienen en las operaciones contratadas por la SGIIC para las IIC por ella gestionadas o por la sociedad de inversión, teniendo en cuenta el precio, los costes, la rapidez y probabilidad en la ejecución y liquidación, el volumen, la naturaleza la operación y cualquier otro elemento que la SGIIC o la sociedad de inversión considere relevante para la ejecución de las mismas. Asimismo, se tendrán en cuenta los servicios de análisis sobre inversiones a que se refiere el artículo 63.2.e), de la Ley 24/1998, de 28 de julio, del mercado de valores, que en su caso, puedan prestar los intermediarios, a través de la comisión de intermediación, comprobando que dichos servicios están relacionados con la vocación inversora de la IIC, y que contribuyen a mejorar la toma de decisiones sobre inversión. Los procedimientos deberán incluir mecanismos para prevenir, detectar y corregir posibles conflictos de interés en la selección de intermediarios en lo que se refiere a la prestación de tales servicios, garantizando así que se consigue el mejor resultado posible para la IIC. Asimismo, los procedimientos deberán contemplar una revisión, al menos con carácter anual, de las comisiones abonadas a los intermediarios, siempre que se trate de importes significativos, con el objetivo de determinar la cuantía de éstas que se corresponden con los servicios de análisis y su razonabilidad considerando el volumen intermediado. f) Políticas y procedimientos que regulen la actuación de los miembros de su consejo de administración, empleados, representantes y apoderados, recogidos en un reglamento interno de conducta. g) Políticas y procedimientos relacionados con el sistema retributivo y de fijación de incentivos de los miembros de su consejo de administración, empleados, representantes y apoderados. En todo caso, el sistema retributivo y de incentivos que se establezca deberá prevenir los conflictos de interés y evitar la toma de riesgos inconsistentes con el perfil de riesgo de las IIC gestionadas. h) Políticas y procedimientos de comunicación interna, incluyendo sistemas de información que aseguren que el personal conoce las obligaciones, riesgos y responsabilidades derivadas de su actuación y la normativa aplicable a las funciones que les asignen. i) Políticas y procedimientos de operaciones vinculadas que garanticen que se realizan en interés exclusivo de las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión, y a precios o en condiciones iguales o mejores que los de mercado. En todo caso, estas políticas y procedimientos deberán garantizar la existencia de un registro regularmente actualizado de aquellas operaciones y actividades en las que haya surgido o pueda surgir un conflicto de interés. j) Políticas y procedimientos de comunicación externa. Deberán arbitrar, especialmente, mecanismos eficaces de comunicación: (i) A partícipes y accionistas, a fin de garantizar su derecho a la información al que hacen referencia los artículo 17 y 18 de la Ley 35/2003, de 4 de noviembre, de Instituciones de Inversión Colectiva (en adelante, LIIC), incluyendo la difusión de la información por medios telemáticos. (ii) Al Depositario de las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión, a fin de garantizar el efectivo cumplimiento de sus funciones de vigilancia y supervisión. (iii) A la Comisión Nacional del Mercado de Valores, a fin de garantizar la exactitud, calidad y suficiencia de la información que la SGIIC o la sociedad de inversión deba remitir a la Comisión Nacional del Mercado de Valores en relación con las IIC gestionadas o con la propia SGIIC o sociedad de inversión. (iv) A cualquier otra entidad o tercera parte con la que la gestora tenga relación, en especial a aquellas entidades en las se hayan delegado funciones. k) Políticas y procedimientos que permitan controlar las actividades y relaciones con los agentes y apoderados en cumplimiento con las normas que sean de aplicación. l) Políticas y procedimientos relacionados con la gestión de los riesgos asociados a delegación de funciones. m) Políticas y procedimientos que permitan garantizar que la disposición de los activos de las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión se hace, en todo caso, con el consentimiento y autorización del Depositario. n) Políticas y procedimientos que permitan detectar cualquier anomalía en las funciones de custodia y administración del Depositario respecto a los activos de las IIC que administra la SGIIC o la sociedad de inversión. o) Políticas y procedimientos relacionados con el control de la actividad de préstamo de valores realizada para las IIC gestionadas por la SGIIC o la sociedad de inversión. p) Políticas y procedimientos relacionados con el funcionamiento del Departamento o servicio de atención al cliente o, en su caso, con el defensor del cliente designado por la SGIIC o la sociedad de inversión, que entre otras cuestiones garanticen que las reclamaciones de los inversores se tramitan de una manera ágil y se toman las medidas apropiadas para su subsanación.. q) Políticas y procedimientos de comercialización de participaciones y acciones de las IIC gestionadas por la SGIIC, salvo que ésta no realice la actividad de comercialización, definiendo, en particular, políticas y procedimientos necesarios para la gestión de los riesgos legales y de reputación que pudieran derivarse de su actividad publicitaria, incluyendo criterios de comunicación adecuados para minimizar los citados riesgos. r) Políticas y procedimientos para la prevención del blanqueo de capitales. s) Políticas y procedimientos para reducir el riesgo derivado de la interrupción inesperada de las funciones esenciales, y garantizar la continuidad y regularidad de las actividades. Deberán contar, especialmente, con planes de continuidad del negocio y recuperación de desastres. t) Políticas y procedimientos en el ámbito de seguridad de la información, que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad, y el uso autorizado de la información, así como el cumplimiento de la normativa relacionada con la protección de datos de carácter personal. u) Políticas y procedimientos que garanticen la conservación, durante al menos cinco años, de la justificación documental de los controles realizados en el ámbito de las políticas y procedimientos mencionados en las letras anteriores. v) Políticas y procedimientos sobre el ejercicio de los derechos inherentes a los valores integrantes de las carteras de los fondos de inversión, en concreto del ejercicio de los derechos de voto sobre aquellos valores en los que puedan existir conflictos de interés. w) Cualesquiera otras políticas y procedimientos que, de acuerdo con la naturaleza, volumen y complejidad de sus actividades y de las IIC gestionadas, sean necesarios para el mejor cumplimiento de las obligaciones de control interno. No obstante, las políticas y procedimientos a los que hacen referencia las letras p), r), s), t) y u) anteriores, podrán estructurarse a nivel del grupo al que pertenezca la SGIIC o la sociedad de inversión, siempre que lo permita la normativa aplicable. 5. Sin perjuicio de lo indicado anteriormente, las SGIIC que estuvieran autorizadas para realizar las actividades de gestión discrecional e individualizada de carteras de inversiones, incluyendo las pertenecientes a fondos de pensiones y fondos de capital-riesgo, asesoramiento sobre inversiones, y/o custodia y administración de las participaciones de los fondos de inversión y, en su caso, de las acciones de las sociedades de inversión, de acuerdo con lo establecido en el artículo 40 de la LIIC, deberán cumplir con las disposiciones sobre requisitos de organización interna, conflictos de interés, y sobre normas de conducta previstas en los artículos 70 ter, 70 quáter, 78, 78 bis, 79, 79 bis, 79 ter y 79 quáter de la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores, y sus disposiciones de desarrollo, de conformidad con lo establecido en el artículo 65 de la citada Ley. 6. Asimismo, las SGIIC que administren IIC de Inversión Libre, IIC de IIC de Inversión Libre, o ambas, así como las SICAV de Inversión Libre y SICAV de IIC de Inversión Libre deberán cumplir con los requisitos adicionales sobre control interno establecidos en la normativa aplicable, y en particular, en la Circular 1/2006, de 3 de mayo, de la Comisión Nacional del Mercado de Valores, sobre Instituciones de Inversión Colectiva de Inversión Libre. Igualmente, las SGIIC que administren IIC de carácter inmobiliario deberán hacer extensivas las políticas y procedimientos de control interno a las funciones adicionales a las que hace referencia el artículo 26 de la Orden de 24 de septiembre de 1993, sobre fondos y sociedades de inversión inmobiliaria, y así como a los valores de tasación de bienes inmuebles elaborados por las sociedades tasadoras. En relación a los valores de tasación asignados por las sociedades de tasación, las SGIIC deberán contar con procedimientos de contraste de tales valores con su información sobre la situación del mercado. 7. Cuando la Comisión Nacional del Mercado de Valores aprecie, en el ejercicio de sus funciones, la insuficiencia de medios humanos y técnicos, así como deficiencias en la organización administrativa y contable o debilidades en los sistemas de control interno, podrá exigir a la SGIIC o, en su caso, a la sociedad de inversión la dotación de medios suficientes para el ejercicio de sus actividades. Se añade nuevo párrafo al apartado 4.e) por la disposición adicional cuarta de la Circular 6/2010, de 21 de diciembre. Ref. BOE-A-2011-551 .

Tus anotaciones

Pro

eli/es/cir/2009/12/09/6#norma-3