Capítulo CAPITULO II›Secc. Sección 10.ª De la justificación de las operaciones y archivo de documentos y justificantes

Art. Regla 64

En vigor desde 1 feb 2020

1. Una vez registrado en el sistema cada documento contable electrónico, y generado el correspondiente asiento contable, el propio sistema generará y remitirá un justificante electrónico de la toma de razón con los datos de la operación contable, incluyendo el importe, número y fecha de la operación, sellado electrónicamente, para los servicios gestores. 2. Las oficinas de contabilidad conservarán por medios electrónicos, a través del propio sistema de información contable, los justificantes electrónicos de las operaciones, junto con los respectivos documentos contables electrónicos. En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas al pago de retribuciones de personal activo y de prestaciones de clases pasivas, el archivo electrónico a que se refiere el párrafo anterior, se referirá a los resúmenes que acompañan a la nómina y los documentos contables. En el caso de operaciones de reposición de fondos de “anticipos de caja fija” y de presentación y aprobación de la cuenta justificativa de «pagos a justificar», el archivo electrónico se referirá a la cuenta justificativa, sin incluir los justificantes que la acompañan. En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas a los «pagos masivos», regulados en la normativa conjunta de la Secretaría General de Tesoro y Financiación Internacional y la Intervención General de la Administración del Estado sobre el procedimiento para la realización de ciertos pagos a través de agentes mediadores, los correspondientes justificantes no precisarán ser archivados. 3. Los Servicios gestores o Unidades administrativas responsables de la aprobación de las respectivas operaciones deberán conservar por medios electrónicos, debidamente ordenados, los justificantes electrónicos de las operaciones junto con los respectivos documentos contables electrónicos. En todo caso, el archivo electrónico de los justificantes electrónicos y documentos contables electrónicos permitirá que éstos estén a disposición del Tribunal de Cuentas y de la Intervención General de la Administración del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación de la contabilidad, previstas en la Ley General Presupuestaria. Igualmente estarán a disposición de las Instituciones de control comunitarias cuando se trate de justificantes de operaciones financiadas con fondos comunitarios. Cuando se trate de operaciones de reposición de fondos de anticipos de caja fija, su archivo electrónico deberá realizarse, una vez efectuado, por los servicios fiscales, el informe previsto en el artículo 7 del Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de caja fija. Téngase en cuenta que esta última actualización, establecida por el art. 2.3 de la Orden HAC/552/2019, de 11 de abril, Ref. BOE-A-2019-7344 , será de aplicación a partir del 1 de febrero de 2020, según determina su disposición final única. Redacción anterior: "1. Una vez incorporados al Sistema de Información Contable los datos de las distintas operaciones, la Oficina de Contabilidad en donde se efectúe su registro remitirá al responsable de cada servicio presupuestario un certificado en el que se relacionen todas las operaciones contabilizadas en el día con aplicación a los créditos de dicho servicio. Este certificado deberá ir firmado por el jefe de contabilidad con el visto bueno del Interventor. Cuando un único órgano gestor tramite los documentos contables relativos a varios servicios presupuestarios, los certificados correspondientes a dichos servicios se deberán remitir al citado órgano gestor. En el caso de que varios órganos gestores tengan competencias sobre créditos de un mismo servicio presupuestario, se remitirá un ejemplar del certificado relativo a dicho servicio a cada uno de esos órganos gestores. La remisión de los certificados indicados en los párrafos anteriores se podrá efectuar por procedimientos informáticos, de acuerdo con los criterios definidos por la Intervención General de la Administración del Estado. 2. La Oficina de Contabilidad obtendrá una copia a través de medios informáticos o electrónicos de los justificantes y de los documentos contables registrados, excepto en el caso de las operaciones registradas de acuerdo con el procedimiento previsto en el apartado 4 de la regla 11, en la regla 12, en el apartado 2 de la regla 14, en el apartado 2 de la regla 14.bis, en el apartado 2 de la regla 15 y en el apartado 2 de la regla 19 de esta Instrucción. Dicha copia quedará en poder de la Oficina de Contabilidad debidamente archivada. En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas al pago de retribuciones de personal activo y de prestaciones de clases pasivas, la copia a través de medios informáticos o electrónicos a que se refiere el párrafo anterior se referirá a los resúmenes que acompañan a la nómina y los documentos contables. En el caso de operaciones de reposición de fondos de "anticipos de caja fija" y de presentación y aprobación de la cuenta justificativa de "pagos a justificar", la copia de los justificantes a obtener a través de medios informáticos o electrónicos se referirá a la cuenta justificativa, sin incluir los justificantes que la acompañan. En el caso de reconocimiento de obligaciones relativas a pagos masivos, a que se refiere el punto 1.1 de la Resolución de 28 de febrero de 1997 conjunta de la Dirección General de Tesoro y Política Financiera y la Intervención General de la Administración del Estado, sobre procedimiento para la realización de ciertos pagos a través de agentes mediadores, la copia de los justificantes a obtener a través de medios informáticos o electrónicos se referirá a la relación de perceptores que se regula en el apartado 2.1.1.A) de dicha Resolución. 3. Una vez realizada, en su caso, dicha copia, la Oficina de Contabilidad remitirá a los Servicios gestores de procedencia los documentos contables, unidos a la documentación justificativa a que se refieren las reglas anteriores, que permanecerán en los mismos debidamente archivados a disposición del Tribunal de Cuentas, de la Intervención General de la Administración del Estado y de las Instituciones de control comunitarias, en el caso de justificantes de operaciones financiadas con fondos comunitarios. Cuando se trate de operaciones de reposición de fondos de anticipos de caja fija, la remisión a los Servicios gestores de la documentación indicada en el párrafo anterior se efectuará una vez efectuado por los servicios fiscales el informe previsto en el artículo 7 del Real Decreto 725/1989, de 16 de junio, sobre anticipos de caja fija." Se modifica por el art. 2.3 de la Orden HAC/552/2019, de 11 de abril. Ref. BOE-A-2019-7344 Esta modificación será de aplicación a partir del 1 de febrero de 2020, según establece la disposición final única de la citada Orden. Se modifica por el punto 2.11 de la Orden HAC/240/2004, de 26 de enero. Ref. BOE-A-2004-2499 .

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Pro

eli/es/o/1996/02/01/(4)#regla-64