Título TÍTULO PRELIMINAR
Art. 3
En vigor desde 2 ago 2026
1. A efectos de esta ley foral, se entiende por:
a) Activos de información: documentos o conjuntos de datos fehacientes, en cualquier formato o soporte, que tienen valor para una organización y facilitan la toma de decisiones de calidad.
b) Archivo: organismo o institución que desarrolla específicamente funciones de organización, descripción, conservación y difusión de documentación, con el fin de permitir la utilización de esta al servicio de la gestión administrativa, el conocimiento, la cultura o la investigación. También se entiende por archivo el fondo o el conjunto de fondos y colecciones documentales producidos o custodiados por una organización.
c) Archivo analógico: dimensión física del archivo que, en contraposición a la plataforma de archivo digital seguro, tiene la función de custodiar los documentos en soporte de papel, película fílmica, placa de vidrio, cinta magnética o cualquier otro de naturaleza no digital.
d) Autocopia: modalidad de reproducción de documentos consistente en la obtención de imágenes digitales de forma autónoma por una persona usuaria mediante un dispositivo portátil, bajo las condiciones establecidas por un centro de archivo.
e) Calendario de conservación y acceso: instrumento de gestión documental que contiene, conforme a los acuerdos adoptados por la correspondiente Comisión de Evaluación Documental, la información relativa al conjunto de tablas de valoración y acceso, con las respectivas normas de conservación, correspondientes a las series documentales vigentes en un sistema de archivo.
f) Centro de archivo: sede o instalación en la que expresamente se prestan servicios de archivo.
g) Ciclo de vida de los documentos y de los activos de información: secuencia de fases en las que se estructura el devenir de la utilidad de los documentos y activos de información, determinando, a su vez, la fase de archivo que les corresponde desde su creación hasta su eliminación o disposición definitiva en consideración a su importancia como testimonio histórico.
h) Colección documental: conjunto de documentos reunidos de forma artificial, con independencia de su procedencia, por una persona o entidad en virtud de un interés específico, de su mejor conservación o de otra razón de carácter subjetivo.
i) Conversión: proceso de transformación de un documento u otro activo de información digital de un formato, o versión de formato, a otro distinto.
j) Copia autenticada: copia realizada y expedida por un archivo público previa verificación de que su contenido se corresponde fielmente con el documento que custodia dicho archivo.
k) Cuadro de clasificación: instrumento archivístico que, como resultado de un proceso de identificación y análisis de las funciones llevadas a cabo por el productor de la documentación en el ejercicio de su actividad, organiza en categorías jerarquizadas el conjunto de las series documentales que integran un fondo documental.
l) Disposición: decisión razonada sobre los plazos de conservación, eliminación o transferencia que debe tener cada serie documental.
m) Documento: unidad de información individualizable, en cualquier soporte o formato, cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia de las acciones, decisiones y funciones propias de las personas físicas y jurídicas.
n) Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. El documento electrónico contiene, en su caso, firma electrónica y metadatos.
ñ) Documento esencial: documento identificado como imprescindible para iniciar la recuperación de la actividad de una organización tras una interrupción o situación de emergencia, así como aquel que es soporte de derechos e intereses en relación con la protección de los bienes, las obligaciones y los recursos de una organización, de las personas empleadas o de la ciudadanía.
o) Documento histórico: documento de conservación permanente, de cualquier fecha, que, conforme a su valor histórico, puede ser fuente primaria para la elaboración histórica.
p) Evaluación documental: proceso archivístico resultante del análisis de las series documentales conforme a su valor administrativo o histórico, que determina la disposición y accesibilidad de los documentos para cada fase del respectivo ciclo de vida.
q) Expediente: conjunto ordenado de documentos que sirve de antecedente y fundamento a una actuación administrativa de una entidad sometida a la ley.
r) Expediente electrónico: conjunto ordenado, completo, foliado y autentificado de documentos y diligencias electrónicas que sirven de antecedente y fundamento a una actuación administrativa, con el índice electrónico numerado de todos los documentos contenidos en él, así como, en su caso, la copia electrónica certificada de la resolución adoptada.
s) Fondo documental: conjunto de documentos producidos por una persona o institución en el ejercicio de las funciones y actividades que le son propias.
t) Gestión administrativa: conjunto de procesos de actividad llevados a cabo por una institución y orientados al cumplimiento de las funciones que tiene atribuidas.
u) Gestión documental: conjunto ordenado de procesos archivísticos dirigidos al control eficaz y sistemático de la producción, administración, uso, evaluación, conservación, accesibilidad y difusión de los documentos, manteniendo sus características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
v) Herramienta de tramitación: sistema de información que sirve de soporte a la tramitación administrativa.
w) Ingesta: operación resultado del proceso de captura por el que se comprueba que los documentos y otros activos de información, con sus metadatos, cumplen con los requisitos para poder ser incorporados a una plataforma de archivo digital seguro, a efectos de su gestión y preservación a largo plazo.
x) Instrumentos de descripción: recursos de gestión documental que proporcionan información sobre el contenido y organización de los documentos y fondos documentales al objeto de facilitar el acceso a los mismos. Los instrumentos de descripción constituyen uno de los principales elementos de control documental de un centro de archivo.
y) Metadatos de gestión de documentos: información estructurada o semiestructurada que hace posible la producción, gestión y uso de documentos a lo largo del tiempo conforme al contexto de su creación y que permite identificar, autenticar y contextualizar tanto los propios documentos, como a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
z) Normas de conservación: reglas que contienen información sobre las decisiones relativas a la disposición y accesibilidad para cada una de las series documentales generadas por una institución en el desarrollo de las funciones que le son propias. Las normas de conservación son resultado de la evaluación documental y están contenidas en una tabla de valoración y acceso.
aa) Plan de gestión de riesgos: instrumento de planificación estratégica que contiene un conjunto de criterios y procedimientos orientados a prevenir y a minimizar los daños, intencionados o no, causados en los documentos por situaciones accidentales o por la interrupción de las actividades de una organización.
ab) Plan de gestión de contingencias: instrumento de planificación estratégica que establece las vías y, en su caso, soluciones alternativas, para restituir los servicios de una organización en los casos de paralización parcial o total de las actividades de la misma.
ac) Plataforma de archivo digital seguro: sistema de información que sirve de soporte a la gestión documental en una organización y que constituye el archivo electrónico único previsto en la legislación administrativa.
ad) Política de gestión documental: documento aprobado al más alto nivel de una organización que contiene el conjunto de orientaciones o directrices establecidas por dicha organización, según sus funciones y actividades, para crear y gestionar documentos fiables, auténticos, íntegros y accesibles, y que asigna responsabilidades para la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.
ae) Preservación digital: conjunto de procesos destinados a garantizar la continuidad de los expedientes y documentos electrónicos a lo largo del tiempo para, evitando la obsolescencia, mantener su accesibilidad, integridad, autenticidad y disponibilidad.
af) Registro maestro: registro de datos maestros, también conocido como golden record , que reúne las entidades y atributos relevantes de todas las fuentes de datos disponibles para ofrecer un recurso centralizado y plenamente fiable.
ag) Serie documental: conjunto de documentos producidos de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma actividad, que debe ser identificado en un cuadro de clasificación.
ah) Servicio de archivo: conjunto de prestaciones relativas a la producción, tratamiento, gestión, conservación, acceso y difusión de los documentos generados por una organización en el ejercicio de sus funciones.
ai) Sistema de archivo: conjunto coherente de órganos, centros, servicios y otros recursos archivísticos que son definidos, regulados y gestionados por una organización con el fin de realizar el tratamiento integral de la creación, organización, utilización y disposición de los documentos producidos en el ejercicio de sus funciones a lo largo de todas las fases de su ciclo de vida.
aj) Tabla de valoración documental y acceso: instrumento archivístico que, como resultado de un proceso de evaluación documental, recoge, respecto de cada serie documental o conjunto de series, su código, denominación, órgano productor y función que ha dado lugar a su existencia, así como sus normas de conservación y plazos de acceso.
ak) Transferencia documental: conjunto de operaciones por las cuales los documentos, así como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de una fase de archivo a otra en función de las normas y los plazos establecidos en la correspondiente tabla de valoración documental y acceso, o bien pasan de una unidad u organismo administrativo a otro en función del traspaso o la sucesión en las funciones desempeñadas.
al) Unidad documental: unidad archivística básica a los efectos de identificación, descripción y consulta de documentos en un centro de archivo. Puede ser simple o compuesta.
am) Valor administrativo: valor primario de un documento, que va unido a su finalidad inmediata en relación con su utilidad administrativa, legal o financiera.
an) Valor histórico: valor secundario que, sin que implique necesariamente la pérdida del valor primario, presenta un documento conforme a su relevancia histórica, cultural o de investigación.
2. Reglamentariamente se podrán establecer cualesquiera otros conceptos y definiciones que sean necesarios para la correcta aplicación de esta ley foral. Asimismo, se podrán modificar por vía reglamentaria los conceptos y definiciones recogidos en el apartado anterior a los exclusivos efectos de adaptarlos a los cambios que se puedan producir a futuro fruto de la evolución de la ciencia archivística y la tecnología, así como por modificaciones introducidas en la normativa básica estatal.
Historial de versiones
Este artículo no ha sufrido modificaciones desde su publicación.
Tus anotaciones
Proeli/es-nc/lf/2026/05/20/9#art-3