Capítulo CAPÍTULO IV
Art. 13
En vigor desde 20 jul 2025
1. A iniciativa de la Secretaría General Técnica, el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos y Gestión Documental del Ministerio de Sanidad y de los organismos públicos vinculados o dependientes podrá acordar la iniciación de un procedimiento de eliminación de documentos y, en su caso, de conservación del contenido de los mismos en soporte distinto del original en que fueron producidos.
2. En el acuerdo de iniciación deberá quedar establecido fundadamente que los documentos originales a que se refiere no poseen valor histórico ni utilidad para la gestión administrativa que exija su conservación. Asimismo, se expresará en él que los documentos carecen de valor probatorio para los derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas.
3. El acuerdo deberá ir acompañado de la siguiente documentación:
a) Informe de la Secretaría General Técnica que justifique la necesidad de la eliminación y, en su caso, de la conservación en soporte distinto, acreditando en el mismo la valoración documental efectuada, entendiendo por valoración documental el estudio y análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación. En este análisis se incluirá la mención de las disposiciones que en su caso hayan regulado hasta el momento de la propuesta el expurgo o la custodia de dicha documentación. Asimismo, deberá concretarse en este análisis si incluye datos referentes a la intimidad de las personas, si contiene datos sanitarios personales y otras características que se consideren especialmente significativas.
b) Memoria relativa a la documentación de que se trate, y que comprenderá el estudio histórico institucional, cuadro de clasificación en caso de series documentales, órgano productor, signaturas extremas, tipo documental, resumen del contenido, fechas extremas, legislación relativa al origen y desarrollo de la documentación, tipo de muestreo que se propone, en su caso, y archivo u oficina pública en que se encuentra depositada.
4. El acuerdo de iniciación del procedimiento, junto con los documentos antes citados, se remitirá al Presidente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y contendrá la propuesta de eliminación o en su caso de conservación en soporte distinto, de documentos o series documentales determinados, así como la petición del dictamen preceptivo regulado en el artículo 5 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
5. Cuando el contenido del documento o documentos a eliminar tenga relación con las competencias atribuidas a otro Departamento u Organismo público, deberá contarse con el informe preceptivo del mismo.
6. Si el dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos fuese favorable a la propuesta, corresponderá a la Subsecretaría del departamento adoptar la resolución que considere oportuna. Si la resolución autorizase la eliminación, se dará traslado de ella a la Secretaría General Técnica y deberá publicarse en el «Boletín Oficial del Estado».
La resolución motivada que autorice la eliminación de documentos y, en su caso, disponga la conservación en soporte distinto del original, deberá incluir:
a) Una descripción sumaria de la documentación afectada, con expresión de signaturas, órgano u órganos productores, resumen de contenido, fechas extremas, tipo de muestreo que se realizará en su caso y archivo u oficina pública en que se encuentre depositada.
b) La indicación de que, conforme a lo previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, la eficacia de la autorización quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado» y condicionada en todo caso a que durante ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. También se hará constar que no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que la resolución, caso de ser impugnada, adquiera firmeza.
c) El señalamiento de los recursos que procedan.
d) La determinación de las medidas precisas para la destrucción de los documentos y, en su caso, para la conservación de su contenido en soporte distinto al original.
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Proeli/es/o/2025/06/23/snd671#art-13