Capítulo CAPÍTULO III
Art. 8
En vigor desde 20 jul 2025
1. La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan, una vez finalizada su tramitación o su etapa de utilización y consulta, de los archivos de gestión al Archivo Central a medida que va disminuyendo la frecuencia de uso por parte de las oficinas productoras.
Su objetivo final es lograr que todos los documentos reciban el tratamiento técnico archivístico adecuado por el personal especializado y evitar la acumulación innecesaria de documentos en las oficinas, descargándolas de aquéllos que no son de uso frecuente.
2. La transferencia no supone la pérdida de la titularidad de la documentación, sólo la cesión de la responsabilidad de su custodia al Archivo Central, ni tampoco que sea públicamente accesible por el mero hecho de ser transferida.
3. Los archivos de gestión dependientes de los órganos superiores y directivos del Ministerio transferirán su documentación al Archivo Central del Departamento según el calendario anual de transferencias aprobado por la Secretaría General Técnica antes del mes de diciembre de cada año.
4. El procedimiento de transferencia de los archivos de gestión al Archivo Central exige la realización de las siguientes tareas:
a) Cumplimentar el impreso de Previsión de Transferencia y remitirlo al Archivo Central del Departamento a través de la dirección de correo electrónico archivocentral@sanidad.gob.es.
b) Acotar los documentos y/o expedientes que se van a transferir. Estos serán, con carácter general, los expedientes finalizados con una antigüedad superior a los dos años desde la fecha de su finalización. Serán susceptibles de transferencia los expedientes y documentos producidos en cualquier tipo de soporte por las unidades en el desarrollo de sus actividades.
c) Preparar la documentación a transferir, que consistirá en:
1.º Revisar los expedientes, comprobando que no falta ningún documento dentro de un expediente. En el caso de no ser localizado un expediente o parte de él, se hará constar en el campo «Observaciones» de la Relación de Entrega.
2.º Comprobar que, en su conjunto, los expedientes están debidamente organizados y ordenados cronológicamente.
3.º Eliminar los duplicados, siempre y cuando se conserven los originales en el mismo expediente.
4.º Comprobar que todos los expedientes están individualizados en carpetillas, en las que constarán los siguientes datos: la serie documental (la identificación de la serie se realizará por el Archivo Central), el número de expediente y/o año, las fechas de iniciación y finalización del mismo, el asunto del que trata, y el órgano que lo ha generado.
5.º Quitar plásticos, clasificadores, carpetas de anillas y, en general todos aquellos elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel.
6.º Instalar en cajas: Los expedientes, una vez preparados, deben introducirse en cajas archivadoras del formato normalizado que indique el Archivo Central, teniendo en cuenta que la numeración de las cajas será correlativa para cada envío, aunque se transfieran diferentes series simultáneamente. Las cajas deberán numerarse en base a las directrices fijadas por el Archivo Central. Esta numeración deberá consignarse en la Relación de Entrega en el apartado correspondiente a número de orden.
Deberá procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas. Si esto ocurriera, deberá señalarse claramente en la Relación de Entrega. Se observará que la documentación no quede excesivamente holgada en las cajas, ni estas forzadas por contener demasiados expedientes.
7.º Elaborar la Relación de Entrega, teniendo en cuenta que cada transferencia irá acompañada por una Relación de Entrega en formato Word, que permitirá el control de los documentos que se transfieren y cuya responsabilidad de custodia pasa al Archivo Central.
En el impreso de Relación de Entrega se distinguirán dos partes diferenciadas: la primera hoja, que siempre será cumplimentada para cada una de las series (o fracciones cronológica de series) que se transfieran, que incluirá los datos generales de la transferencia (identificación del órgano remitente, órgano productor, serie documental, fechas extremas y régimen de acceso a la información pública); y la segunda hoja y siguientes, que incluirán los datos de identificación de los documentos que se transfieren, para su correcto control y localización.
La relación de entrega constará de un impreso diferente para cada una de las fracciones cronológicas de cada serie documental que se transfiera. Será cumplimentada y enviada al Archivo Central a través de la dirección de correo electrónico archivocentral@sanidad.gob.es que la revisará, indicando las correcciones de carácter técnico que estime necesarias.
5. Una vez recibida la relación de entrega, el Archivo Central, previo informe a la División de Oficialía Mayor y Asuntos Generales, comunicará a la unidad remitente la fecha exacta en que se realizará el traslado de las cajas. El Archivo Central las adecuará en sus depósitos y comprobará las relaciones de entrega con el contenido de cada caja, notificando a la unidad cualquier error que se haya detectado, comunicando el número de signatura que corresponde a cada número de orden. A continuación, se firmará, por ambas partes, el ejemplar de la relación de entrega y se remitirán dos copias: una copia a la unidad, como justificante de la recepción, y para que forme parte del Registro de Transferencias efectuadas por esta, al que se refiere el apartado siguiente, y la otra permanecerá en el Archivo Central, dentro del Registro de Entradas.
Historial de versiones
Este artículo no ha sufrido modificaciones desde su publicación.
Tus anotaciones
Proeli/es/o/2025/06/23/snd671#art-8