Art. 4

Recopilación de información durante las investigaciones

En vigor desde 21 jun 2023

Artículo 4 Recopilación de información durante las investigaciones 1. Cuando el Defensor del Pueblo encuentre motivos para iniciar una investigación, identificará las alegaciones formuladas por el reclamante que entren en el ámbito de la investigación. 2. El Defensor del Pueblo podrá solicitar a la institución afectada que facilite una respuesta en relación con las alegaciones. El Defensor del Pueblo también podrá solicitar a la institución de que se trate que exponga en su respuesta sus puntos de vista sobre aspectos específicos de las alegaciones y sobre cuestiones específicas derivadas de la reclamación o relacionadas con ella. 3. A petición del Defensor del Pueblo, las instituciones le suministrarán información, incluidos documentos, a efectos de una investigación de conformidad con el artículo 5 del Estatuto. El equipo de investigación del Defensor del Pueblo podrá examinar la información e inspeccionar los documentos, ya sea en los locales de la institución afectada o por medios electrónicos. El acceso a la información clasificada de la UE se facilitará en los locales de la institución de que se trate, salvo que se acuerde otra cosa con el Defensor del Pueblo. 4. Las respuestas de la institución sobre los asuntos a que se refieren los apartados 2 y 3 del presente artículo se formularán en el plazo especificado por el Defensor del Pueblo, que normalmente no excederá de tres meses. El plazo concreto para dar una respuesta deberá ser razonable, y tendrá en cuenta la complejidad y la urgencia de la investigación. Si el Defensor del Pueblo considera que la investigación es de interés público, el plazo para responder será tan breve como sea razonablemente posible. Si la institución de que se trate no está en condiciones de dar una respuesta en el plazo fijado, presentará una solicitud motivada de prórroga. 5. El Defensor del Pueblo podrá solicitar a la institución correspondiente que organice una reunión con el equipo de investigación del Defensor del Pueblo con el fin de aclarar las cuestiones que entren en el ámbito de la investigación. 6. De conformidad con el artículo 7 del Estatuto, los funcionarios u otros agentes de una institución podrán comparecer ante el Defensor del Pueblo 7. Con el fin de llevar a cabo una investigación, el Defensor del Pueblo podrá solicitar a un Estado miembro, a través de su Representación Permanente, que facilite información o documentos relativos a la presunta mala administración de una institución, de conformidad con lo dispuesto en el Estatuto. 8. Cuando una institución o un Estado miembro facilite información o documentos al Defensor del Pueblo con arreglo a los apartados 2, 3, 5 o 7 del presente artículo, identificará claramente la información clasificada de la UE o cualquier otra información que considere confidencial. El Defensor del Pueblo no divulgará dicha información, ni al reclamante ni al público, sin el consentimiento previo por escrito de la institución o de la autoridad competente del Estado miembro de que se trate. El Defensor del Pueblo tratará la información clasificada de la UE de conformidad con las normas establecidas en el Estatuto y en la decisión del Defensor del Pueblo sobre las normas y procedimientos de seguridad para el acceso a la información clasificada de la UE. 9. A petición del Defensor del Pueblo, las instituciones presentarán sus respuestas en la lengua de la reclamación. En caso necesario, el Defensor del Pueblo podrá solicitar a las instituciones afectadas que faciliten copias de los documentos pertinentes en la lengua de la reclamación. Al formular dicha solicitud, el Defensor del Pueblo actuará de forma proporcionada a las necesidades del reclamante y razonablemente con respecto a los recursos de las instituciones. 10. El Defensor del Pueblo solo conservará la información o los documentos obtenidos de una institución o un Estado miembro durante una investigación y que dicha institución o Estado miembro haya identificado como confidencial, incluida la información clasificada de la UE, mientras la investigación esté en curso y no haya expirado el plazo para tramitar cualquier solicitud de revisión presentada de conformidad con el artículo 9, apartado 3, de la presente Decisión. Dichos documentos o información se destruirán una vez concluida la investigación y expirado el plazo para tramitar cualquier solicitud de revisión. El Defensor del Pueblo podrá solicitar a una institución o a un Estado miembro que conserven dichos documentos o información durante un período mínimo de cinco años, tras notificarles que el Defensor del Pueblo ya no conserva los documentos o la información. 11. Si una institución o un Estado miembro no facilita al Defensor del Pueblo la asistencia descrita en los apartados 2, 3, 5 y 7 del presente artículo, el Defensor del Pueblo recordará a la institución o al Estado miembro de que se trate por qué es necesaria dicha asistencia. Si, tras un debate con la institución o el Estado miembro de que se trate, el asunto no puede resolverse a satisfacción del Defensor del Pueblo, este podrá informar de ello al Parlamento Europeo, que tomará las medidas oportunas. 12. A efectos de llevar a cabo una investigación, el Defensor del Pueblo podrá solicitar al reclamante o a cualquier tercero que le facilite información o documentos, o que aclare la información o los documentos ya facilitados. Cuando proceda, el Defensor del Pueblo podrá recabar la opinión del reclamante sobre la posición de la institución, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 5, apartado 8, del Estatuto. El Defensor del Pueblo también podrá solicitar una reunión con el reclamante para aclarar cuestiones que entren en el ámbito de la investigación. El Defensor del Pueblo podrá cerrar una investigación cuando el reclamante no haya facilitado la información solicitada que sea necesaria para completar la investigación. 13. El Defensor del Pueblo podrá encargar estudios o informes periciales que se consideren pertinentes para el ejercicio del mandato del Defensor del Pueblo, incluso en los casos mencionados en el apartado 6 del artículo 2 del Estatuto.

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