Art. 3
Definiciones
En vigor desde 6 jul 2020
Artículo 3
Definiciones
A los efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
1)
«documento» (record): información recibida y creada en forma de documento (8), recopilación de datos u otra forma en un soporte digital o analógico que se captura en un repositorio oficial y se gestiona y mantiene como prueba y como activo (9)’;
2)
«metadatos»: cualquier información que describa el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo con fines, entre otros, de recuperación, accesibilidad y reutilización;
3)
«digitalización»: proceso de transformación de un documento en papel o en cualquier otro soporte tradicional en un formato electrónico;
4)
«repositorio oficial de documentos»: sistema, reconocido y aprobado por la Secretaría General, en el que los documentos en poder de la Comisión se capturan, organizan y clasifican para facilitar la recuperación, distribución, utilización, eliminación o conservación de los registros;
5)
«captura»: inserción de un documento en un repositorio electrónico oficial mediante la combinación de un identificador único y metadatos (10);
6)
«identificador único»: secuencia de dígitos o letra s), o ambos, asignada inequívocamente a un documento por una máquina o una persona y que identifica dicho documento como único y distinto de todos los demás documentos;
7)
«incorporación al registro»: captura de un documento en un registro, comprobación de que está completo y correctamente constituido desde un punto de vista administrativo o jurídico y certificación de que ha sido enviado por un autor a un destinatario en una fecha determinada, como correo de entrada o de salida, o que ha sido incorporado a uno de los repositorios oficiales de la Comisión;
8)
«expediente»: agregación de documentos organizados en consonancia con las actividades de la Comisión, por razones de prueba, justificación o información y para garantizar la eficiencia del trabajo; el grupo de documentos que componga el expediente se organiza de forma que constituya una unidad coherente y pertinente en lo que respecta a las actividades llevadas a cabo por la Comisión o sus servicios;
9)
«sistema de clasificación»: instrumento con una estructura jerárquica y lógica, en forma de estructura arbórea con una serie de rúbricas interrelacionadas, que permite que los expedientes (u otras agregaciones de documentos) se organicen intelectualmente y estén vinculados al contexto en el que fueron elaborados, sobre la base de las funciones, actividades y procesos de trabajo;
10)
«autenticidad»: hecho de que pueda demostrarse que un documento es lo que pretende ser, que ha sido creado o enviado por la persona que supuestamente lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado cuando se alega; (11)
11)
«fiabilidad»: hecho de que el contenido de un documento sea, de manera fiable, una representación completa y precisa de las operaciones, actividades o hechos que acreditan y de que se puede contar con ese documento en el transcurso de operaciones o actividades posteriores (12);
12)
«integridad»: hecho de que un documento esté completo e inalterado (13);
13)
«validez»: hecho de que un documento reúna todas las características intrínsecas y extrínsecas requeridas por su contexto de producción, necesarias para ser aceptado como expresión de su autor con todas sus consecuencias jurídicas;
14)
«admisibilidad»: hecho de que un documento reúna todas las características intrínsecas y extrínsecas requeridas por su contexto de recepción, necesarias para que pueda aceptarse como expresión de su autor con todas sus consecuencias jurídicas;
15)
«conservación»: todos los procesos y operaciones técnicos que permiten mantener registros a lo largo del tiempo, mantener su integridad y autenticidad y garantizar el acceso a su contenido.
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