Art. 5
Supervisión interna, procedimiento de denuncias y sistema de gestión de la documentación
En vigor desde 14 jun 2022
Artículo 5
Supervisión interna, procedimiento de denuncias y sistema de gestión de la documentación
1. Los regímenes voluntarios establecerán un sistema de supervisión interna para verificar que los operadores económicos cumplen las normas y procedimientos aplicados por el régimen y para garantizar la calidad del trabajo realizado por los auditores de los organismos de certificación. La supervisión interna se llevará a cabo al menos una vez al año y reflejará la cobertura geográfica y de materias primas del régimen voluntario, así como el nivel de riesgo de las actividades realizadas por los operadores económicos. Como parte del proceso de supervisión, los regímenes voluntarios solicitarán a los organismos de certificación que presenten todos los informes de auditoría y, cuando proceda, los cálculos de los valores reales de las emisiones de gases de efecto invernadero. Las actividades de supervisión abarcarán una muestra aleatoria y basada en el riesgo de los informes de auditoría presentados por cada organismo de certificación.
2. Los regímenes voluntarios establecerán normas y procedimientos para garantizar un seguimiento eficaz de los resultados de la supervisión interna y, en caso necesario, la aplicación de sanciones. Los resultados de la supervisión interna servirán de base para adoptar medidas correctoras en la estructura de gobernanza o en el proceso de supervisión interna del régimen voluntario, con el fin de mejorar su funcionamiento en el futuro. Los resultados de las actividades anuales de supervisión del régimen voluntario se resumirán en el informe anual de actividad presentado a la Comisión.
3. Los regímenes voluntarios establecerán procedimientos para la presentación de denuncias contra operadores económicos u organismos de certificación. El procedimiento de denuncia estará disponible en el sitio web del régimen voluntario y permitirá que las denuncias se envíen por vía electrónica o por correo postal. El procedimiento de denuncia también garantizará la protección de las personas que señalen infracciones o registren denuncias de buena fe, de conformidad con la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo (4). El sitio web indicará al menos la información siguiente:
a)
la información y las pruebas que deben aportarse para presentar una denuncia, así como la dirección postal o de correo electrónico a la que debe enviarse;
b)
orientaciones sobre qué denuncias entran en el ámbito de aplicación del procedimiento;
c)
un resumen paso a paso de la forma en que se tramitan las denuncias, desde la recepción de la denuncia inicial hasta la resolución, y el calendario correspondiente para cada etapa;
d)
el proceso de toma de decisiones para las denuncias y el proceso de recurso contra las decisiones;
e)
las consecuencias de que el régimen voluntario constate una falta de conformidad a raíz de una denuncia.
4. Los regímenes voluntarios llevarán un registro de todas las denuncias y facilitarán un resumen de dichas denuncias a la Comisión en el informe anual de actividad. Cuando lo solicite la Comisión o un Estado miembro, facilitarán todos los documentos relacionados con una denuncia y su tramitación.
5. Los regímenes voluntarios y los organismos de certificación establecerán un sistema de gestión de la documentación que se ocupe de cada uno de los siguientes elementos:
a)
documentación general del sistema de gestión (por ejemplo, manuales, políticas, definición de responsabilidades);
b)
control de documentos y registros;
c)
revisión del sistema de gestión por parte de la dirección;
d)
auditoría interna/supervisión interna;
e)
procedimientos de detección y gestión de los casos de falta de conformidad; y
f)
procedimientos para la adopción de medidas preventivas destinadas a eliminar las causas de posibles faltas de conformidad.
La documentación se conservará durante un mínimo de cinco años, o más si así lo exige la autoridad nacional pertinente.
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