Art. 14
Gestión y control
En vigor desde 6 oct 2021
Artículo 14
Gestión y control
1. Los Estados miembros, al ejercer las funciones relativas a la ejecución de la Reserva, adoptarán todas las medidas, incluidas las medidas legales, reglamentarias y administrativas, necesarias para proteger los intereses financieros de la Unión, para lo que deberán:
a)
designar un organismo o, cuando así lo exija el marco constitucional del Estado miembro, organismos responsables de gestionar la contribución financiera de la Reserva y un organismo de auditoría independiente de conformidad con el artículo 63, apartado 3, del Reglamento Financiero, y supervisar ambos organismos;
b)
establecer unos sistemas de gestión y control de la Reserva de conformidad con los principios de buena gestión financiera y garantizar el funcionamiento eficaz de dichos sistemas;
c)
elaborar una descripción de los sistemas de gestión y control de la Reserva de conformidad con el modelo que figura en el anexo III, mantener actualizada dicha descripción y ponerla a disposición de la Comisión, previa solicitud;
d)
notificar a la Comisión la identidad del organismo u organismos designados y del organismo al que se abonará la prefinanciación, así como confirmar que se han elaborado las descripciones de los sistemas de gestión y control de la Reserva, a más tardar el 10 de diciembre de 2021;
e)
garantizar que no se incluyen en el apoyo de la Reserva los gastos financiados en el marco de otros fondos y programas de la Unión;
f)
prevenir, detectar y corregir las irregularidades y el fraude, y evitar los conflictos de intereses; tales acciones incluyen la recogida de información sobre los titulares reales de los destinatarios de la financiación de conformidad con el punto 4, letra a), del anexo III; las normas relativas a la recopilación y al tratamiento de dichos datos deberán cumplir la normativa aplicable en materia de protección de datos;
g)
cooperar con la Comisión, la OLAF, el Tribunal de Cuentas y, respecto de los Estados miembros que participen en la cooperación reforzada con arreglo al Reglamento (UE) 2017/1939, con la Fiscalía Europea.
El uso de los datos a que se refiere la letra f) y el acceso a dichos datos se limitarán a los organismos a que se refiere la letra a), la Comisión, la OLAF, el Tribunal de Cuentas y, respecto de los Estados miembros que participen en la cooperación reforzada con arreglo al Reglamento (UE) 2017/1939, la Fiscalía Europea.
Los Estados miembros y la Comisión solo podrán tratar datos personales cuando sea necesario para cumplir sus obligaciones respectivas en virtud del presente Reglamento, y tratarán dichos datos de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo (21) o el Reglamento (UE) 2018/1725, según proceda.
2. A efectos del apartado 1, letras a) y b), los Estados miembros podrán recurrir a organismos, en el nivel territorial adecuado, y sistemas de gestión y control ya existentes para la ejecución de la financiación de la política de cohesión o del Fondo de Solidaridad de la Unión Europea.
3. El organismo u organismos responsables de gestionar la contribución financiera de la Reserva deberán:
a)
velar por el funcionamiento de un sistema de control interno eficaz y eficiente;
b)
establecer criterios y procedimientos para la selección de las medidas que vayan a financiarse y determinar las condiciones para la contribución financiera de la Reserva;
c)
comprobar que las medidas financiadas con cargo a la Reserva se ejecutan de conformidad con el Derecho aplicable y con las condiciones para la contribución financiera de la Reserva, y que los gastos se basan en documentos justificativos verificables;
d)
establecer medidas eficaces para evitar la doble financiación de los mismos costes por la Reserva y por otras fuentes de financiación de la Unión;
e)
garantizar la publicación a posteriori de conformidad con el artículo 38, apartados 2 a 6, del Reglamento Financiero;
f)
utilizar un sistema de contabilidad para registrar y almacenar en formato electrónico los datos sobre los gastos en que se haya incurrido que ha de cubrir la contribución financiera de la Reserva, que facilite en tiempo oportuno información exacta, exhaustiva y fidedigna;
g)
mantener disponibles, durante un período de cinco años a partir de la fecha límite de presentación de la solicitud de contribución financiera de la Reserva, todos los documentos justificativos de los gastos que debe cubrir dicha contribución financiera, e incluir esa obligación en los acuerdos con otras entidades que participan en la ejecución de la Reserva;
h)
a los efectos del apartado 1, letra f), recoger información en un formato electrónico normalizado que permita la identificación de los perceptores de cada contribución financiera de la Reserva y de sus titulares reales de conformidad con el anexo III.
4. El organismo de auditoría independiente auditará el sistema de gestión y control de la Reserva y realizará auditorías de las medidas financiadas, con el fin de ofrecer a la Comisión garantías independientes sobre el funcionamiento eficaz de ese sistema de gestión y control y de la legalidad y regularidad de los gastos incluidos en las cuentas presentadas a la Comisión.
El trabajo de auditoría se llevará a cabo de conformidad con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas.
Las auditorías de las medidas financiadas cubrirán los gastos sobre la base de una muestra. Esta muestra deberá ser representativa y basarse en métodos de muestreo estadísticos.
Si el tamaño de la población es inferior a trescientas unidades de muestreo, se podrá utilizar un método de muestreo no estadístico basado en el criterio profesional del organismo de auditoría independiente. En tales casos, el tamaño de la muestra deberá ser suficiente para permitir que el organismo de auditoría independiente elabore un dictamen de auditoría válido. El método de muestreo no estadístico incluirá como mínimo un 10 % de las unidades de muestreo de la población del período de referencia, seleccionadas de forma aleatoria.
5. La Comisión podrá llevar a cabo auditorías in situ en las instalaciones de todas las entidades que participan en la ejecución de la Reserva con respecto a las medidas financiadas con cargo a la Reserva y tendrá acceso a los documentos justificativos relativos a los gastos que ha de cubrir la contribución financiera de la Reserva.
6. La Comisión prestará especial atención al establecimiento del sistema de gestión y control de la Reserva cuando los Estados miembros no recurran a los organismos existentes designados para la ejecución de la financiación de la política de cohesión o del Fondo de Solidaridad de la Unión Europea. Si se detectan riesgos, la Comisión efectuará una evaluación para garantizar que el sistema de gestión y control de la Reserva funcione de manera eficaz para garantizar la protección de los intereses financieros de la Unión. La Comisión informará al Estado miembro de que se trate de sus conclusiones provisionales e invitará a dicho Estado miembro a presentar sus observaciones en un plazo de dos meses a partir de la fecha en que informe al Estado miembro de sus conclusiones provisionales.
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