Art. 5
Documentos y registros de un grupo de operadores
En vigor desde 22 feb 2021
Artículo 5
Documentos y registros de un grupo de operadores
El grupo de operadores conservará los siguientes documentos y registros a efectos del Sistema de Controles Internos (SCI):
a)
la lista de los miembros del grupo de operadores conforme a la inscripción de cada miembro y compuesta por los siguientes elementos relativos a cada uno de ellos:
i)
el nombre y la identificación (código numérico);
ii)
los datos de contacto;
iii)
la fecha de inscripción;
iv)
la superficie total de tierra gestionada por el miembro y si forma parte de una unidad de producción ecológica, en conversión o no ecológica;
v)
información sobre cada unidad de producción y/o actividad: el tamaño, la ubicación —incluido un mapa cuando se disponga de él—, el producto y la fecha de inicio del período de conversión y estimaciones del rendimiento;
vi)
la fecha de la última inspección interna y nombre del inspector del SCI;
vii)
la fecha del último control oficial realizado por la autoridad competente o, en su caso, la autoridad u organismo de control y nombre del inspector;
viii)
fecha y versión de la lista;
b)
los acuerdos de adhesión entre el miembro y el grupo de operadores como persona jurídica, firmados, que incluirán los derechos y responsabilidades del miembro;
c)
los informes de la inspección interna firmados por el inspector del SCI y el miembro inspeccionado del grupo de operadores, que incluyan al menos los elementos siguientes:
i)
el nombre del miembro y la ubicación de la unidad o las instalaciones de producción, incluidos los centros de compra y recogida en los que tengan lugar las actividades contempladas en el artículo 36, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/848, objeto de inspección;
ii)
la fecha y hora de inicio y fin de la inspección interna;
iii)
las conclusiones de la inspección;
iv)
el ámbito/perímetro de la auditoría;
v)
la fecha de expedición del informe;
vi)
el nombre del inspector interno;
d)
los registros de formación de los inspectores del SCI que consten de:
i)
las fechas de la formación;
ii)
el objeto de la formación;
iii)
el nombre del formador;
iv)
la firma de la persona formada;
v)
cuando proceda, una evaluación de los conocimientos adquiridos;
e)
los registros de formación de los miembros del grupo de operadores;
f)
los registros de las medidas adoptadas en caso de incumplimiento por parte del gestor del SCI, que contendrán:
i)
los miembros sujetos a medidas de aplicación en caso de incumplimiento, incluyendo los que estén suspendidos o retirados, o los que deban cumplir un nuevo período de conversión;
ii)
la documentación relativa al incumplimiento detectado;
iii)
la documentación relativa al seguimiento de las medidas;
g)
los registros de trazabilidad, incluida información sobre las cantidades, con relación a las actividades siguientes, cuando proceda:
i)
la compra y distribución de insumos agrícolas, como material de reproducción vegetal, por parte del grupo;
ii)
la producción, incluida la cosecha;
iii)
el almacenamiento;
iv)
la elaboración;
v)
la entrega de los productos de cada uno de los miembros al sistema común de comercialización;
vi)
la comercialización de productos por parte del grupo de operadores;
h)
los acuerdos y contratos por escrito entre el grupo de operadores y los subcontratistas, incluyendo los detalles sobre el carácter de las actividades subcontratadas;
i)
el nombramiento del gestor del SCI;
j)
el nombramiento de los inspectores del SCI y la lista de los mismos.
El gestor del SCI actualizará la lista de miembros a que se refiere el párrafo primero, letra a), tras toda modificación de los elementos enumerados en la letra a), incisos i) a viii), y señalará si alguno de los miembros ha sido suspendido o retirado como consecuencia de las medidas aplicables en casos de incumplimiento tras inspecciones internas o controles oficiales.
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