Art. 3
Procedimientos internos de vigilancia y verificación del contribuidor
En vigor desde 13 jul 2018
Artículo 3
Procedimientos internos de vigilancia y verificación del contribuidor
1. Los procedimientos internos de vigilancia y verificación de los contribuidores de cuyo establecimiento debe asegurarse el administrador de conformidad con el artículo 11, apartado 3, letra b), del Reglamento (UE) 2016/1011 incluirán, como mínimo, lo siguiente:
a)
el establecimiento y el mantenimiento de una función interna que constituya el primer nivel de control con vistas a la aportación de datos de cálculo y que se encargue de llevar a cabo las siguientes tareas:
i)
someter los datos de cálculo a una comprobación efectiva antes de su aportación, lo que incluirá asegurarse del cumplimiento de cualquier obligación de validación de los datos de cálculo a la que el contribuidor esté sujeto con arreglo al artículo 15, apartado 2, letra d), inciso iii), del Reglamento (UE) 2016/1011, y revisar los datos de cálculo antes de su aportación con respecto a su integridad y exactitud,
ii)
comprobar si el transmitente está autorizado a aportar los datos de cálculo en nombre del contribuidor de conformidad con los requisitos que, en su caso, se impongan con arreglo al artículo 15, apartado 2, letra b), del Reglamento (UE) 2016/1011,
iii)
velar por que el acceso a las aportaciones de datos esté restringido a aquellas personas que participen en el proceso de aportación, excepto cuando el acceso sea necesario a efectos de auditoría o investigación o con fines previstos por ley;
b)
el establecimiento y el mantenimiento de una función interna que constituya el segundo nivel de control con vistas a la aportación de datos de cálculo y que se encargue de llevar a cabo las siguientes tareas:
i)
efectuar una revisión de los datos de cálculo después de su aportación, que sea independiente de la revisión efectuada por la función de control de primer nivel, a fin de confirmar la integridad y exactitud de la aportación,
ii)
establecer y mantener un procedimiento de denuncia de irregularidades que comprenda las oportunas garantías para los denunciantes,
iii)
establecer y mantener procedimientos para la comunicación interna de cualquier manipulación o intento de manipulación de los datos de cálculo, en relación con cualquier incumplimiento de las políticas del propio contribuidor respecto de los índices de referencia, y para la investigación de tales hechos tan pronto como salgan a la luz,
iv)
establecer y mantener procedimientos para la comunicación interna de cualesquiera problemas operativos en el proceso de aportación tan pronto como surjan,
v)
garantizar la presencia física sistemática de un miembro del personal de la función de control de segundo nivel en las oficinas en las que esté radicada la función operativa,
vi)
mantener la vigilancia de las comunicaciones pertinentes entre el personal de la función operativa que intervenga directamente en la aportación de datos de cálculo, así como de las comunicaciones pertinentes entre dicho personal y otras funciones internas u organismos externos,
vii)
establecer, mantener y aplicar una política de conflictos de intereses que garantice:
—
la detección y la comunicación al administrador de los conflictos de intereses reales o potenciales que conciernan a cualquier miembro del personal de la función operativa del contribuidor que participe en el proceso de aportación de datos de cálculo,
—
la ausencia de vínculo directo o indirecto entre la remuneración de un transmitente y el valor del índice de referencia, el valor de determinadas transmisiones efectuadas o la realización de cualquier actividad desempeñada por el contribuidor que pueda dar lugar a un conflicto de intereses relacionado con la aportación de datos de cálculo para el índice de referencia,
—
una separación clara de tareas entre el personal de la función operativa que participe en la aportación de datos de cálculo y el resto del personal de dicha función,
—
una separación física entre el personal de la función operativa que participe en la aportación de datos de cálculo y el resto del personal de dicha función,
—
controles efectivos del intercambio de información entre el personal de la función operativa y el resto del personal del contribuidor que participe en actividades que puedan suponer un riesgo de conflicto de intereses, en la medida en que la información intercambiada sea información que pueda afectar a los datos de cálculo aportados,
—
la existencia de planes de contingencia en caso de interrupción temporal de los controles del intercambio de información a que se refiere el quinto guion,
—
la adopción de medidas destinadas a impedir que alguien ejerza una influencia indebida sobre la forma en que el personal de la función operativa que participe en la aportación de datos de cálculo lleve a cabo sus actividades;
c)
el establecimiento y el mantenimiento de una función interna, independiente de las funciones de control de primer y de segundo nivel, que constituya el tercer nivel de control con vistas a la aportación de datos de cálculo y que se encargue de comprobar, de forma periódica, los controles efectuados por las otras dos funciones de control;
d)
procedimientos que rijan:
i)
los medios de cooperación y el flujo de información entre las tres funciones de control previstas en las letras a), b) y c) del presente apartado,
ii)
la información periódica a la alta dirección del contribuidor sobre las tareas desempeñadas por esas tres funciones de control,
iii)
la comunicación al administrador de la información que solicite en relación con los procedimientos internos de vigilancia y verificación del contribuidor.
2. El administrador podrá optar por no aplicar alguno de los requisitos contemplados en el apartado 1, letra b), inciso v) o inciso vii), guiones tercero, cuarto o sexto, teniendo en cuenta las siguientes circunstancias:
a)
la naturaleza, escala y complejidad de las actividades del contribuidor;
b)
la probabilidad de un conflicto de intereses entre la aportación de datos de cálculo al índice de referencia y la actividad de negociación u otras actividades que realice el contribuidor;
c)
el grado de discrecionalidad que implique el proceso de aportación.
3. Teniendo en cuenta ante todo el pequeño tamaño de la organización de un contribuidor y, asimismo, las circunstancias enumeradas en el apartado 2, letras a), b) y c), el administrador podrá permitir que el contribuidor disponga de una estructura organizativa de control más simple que la exigida por el apartado 1. No obstante, la estructura de control más simple deberá garantizar que se realicen todas las tareas enumeradas en el apartado 1, letras a), b) y c), salvo, en su caso, aquellas respecto de las cuales se conceda una exención con arreglo al apartado 2. El apartado 1, letra d), incisos i) y ii), se aplicará de una forma que refleje la estructura de control más simple.
4. El administrador de un índice de referencia significativo podrá optar por aplicar los requisitos mencionados en el apartado 1, letra b), inciso vii), únicamente en relación con los conflictos de intereses importantes, ya sean reales o potenciales.
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