Art. 3
Procedimientos que rigen la función de vigilancia
En vigor desde 13 jul 2018
Artículo 3
Procedimientos que rigen la función de vigilancia
1. La función de vigilancia establecerá procedimientos al menos en relación con lo siguiente:
a)
su mandato, la frecuencia de sus reuniones ordinarias, el registro de las actas de las reuniones y de sus decisiones, y el intercambio periódico de información con el órgano de dirección del administrador;
b)
los criterios para seleccionar a sus miembros, incluidos criterios para evaluar los conocimientos técnicos y competencias de los mismos, y si pueden cumplir los compromisos necesarios en materia de dedicación de tiempo; dichos criterios tendrán en cuenta, en particular, el cometido de los posibles miembros en cualquier otra función de vigilancia;
c)
los criterios para seleccionar a los observadores que pueden ser autorizados a participar en una reunión de la función de vigilancia;
d)
la elección, el nombramiento o el cese y la sustitución de los miembros;
e)
cuando proceda, los criterios de selección de la persona o el comité responsable de su dirección y coordinación general y de actuar como punto de contacto frente al órgano de dirección del administrador y la autoridad competente, conforme a los mecanismos de gobernanza apropiados en el caso de las funciones de vigilancia integradas por múltiples comités según lo contemplado en el anexo;
f)
la divulgación pública de los datos resumidos de sus miembros, así como, en su caso, las declaraciones de conflictos de intereses y las posibles medidas adoptadas para mitigarlos;
g)
la suspensión de los derechos de voto de miembros externos cuando se trate de decisiones que afectarían directamente a la actividad de las organizaciones que representan;
h)
la exigencia de que los miembros comuniquen todo posible conflicto de intereses antes de debatir un punto del orden del día durante las reuniones de la función de vigilancia y su anotación en el acta de la reunión;
i)
la exclusión de miembros de debates específicos respecto de los cuales mantengan conflictos de intereses y la anotación de la exclusión en el acta de la reunión;
j)
su acceso a toda la documentación necesaria para el desempeño de sus obligaciones;
k)
la gestión de diferencias en su interior;
l)
las medidas que deban tomarse en caso de incumplimiento del código de conducta;
m)
la notificación a la autoridad competente de cualquier sospecha de conducta indebida de los contribuidores o del administrador y de cualquier dato de cálculo anómalo o sospechoso;
n)
la prevención de la divulgación indebida de información confidencial o sensible recibida, emitida o debatida por la función de vigilancia.
2. Cuando la función de vigilancia la desempeñe una persona física:
a)
el apartado 1, letras e), g), i) y k), no será aplicable;
b)
el administrador nombrará a un órgano o persona física como suplente, a fin de garantizar que los cometidos de la función de vigilancia puedan seguir desempeñándose en caso de ausencia de la persona responsable de la misma.
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