Art. 3
3 / 11En vigor desde 4 mar 2021
1. El Sistema Archivístico del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico está constituido por el Archivo General y el conjunto de archivos de gestión que conservan, controlan y tratan la documentación producida o conservada por el Departamento en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con las normas de la presente orden y aquellas otras que le sean de aplicación.
2. El titular de la Subsecretaría para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico ejerce la dirección del Sistema Archivístico y gestiona su patrimonio documental a través del Archivo General del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.
3. El Archivo General del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico conserva los documentos que son transferidos por los distintos archivos de gestión, coordina y controla el funcionamiento de éstos y les proporciona el asesoramiento técnico necesario para conseguir la correcta conservación y tratamiento archivístico unificado de la documentación, en materia de transferencias preceptivas y periódicas de documentos; régimen de acceso y, en general, la coordinación de cuantos trabajos archivísticos sean necesarios.
El Archivo General ejercerá de manera exclusiva el servicio de archivo, pudiendo recabar, si fuera necesario, toda la información requerida de las unidades administrativas tramitadoras de los documentos con el fin dar traslado de la misma a la persona física o jurídica que solicita el servicio.
4. Son archivos de gestión del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico los archivos de las oficinas que conservan la documentación todavía en trámite y aquella otra que, aún después de finalizado el procedimiento administrativo, está sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas, por lo que es conveniente conservarla en su ámbito. Transferirán periódicamente sus documentos al Archivo General y, con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad, salvo las excepciones aprobadas por el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico.
Los archivos de gestión dependerán orgánicamente de los órganos superiores y directivos de los que forman parte, aunque funcionalmente se sometan a las prescripciones técnicas archivísticas de carácter normativo, asistencial y de inspección técnica derivadas de la función de coordinación del Sistema Archivístico, de la Subsecretaría para la Transición Ecológico y el Reto Demográfico. Corresponde a los responsables de los archivos de gestión reunir y custodiar la documentación producida por las unidades en el ejercicio de sus actividades, asegurando su control, buena conservación física e instalación adecuada. Asimismo, serán responsables de la custodia de la documentación generada por organismos suprimidos de los que hayan heredado las competencias.
5. El Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico, creado por Resolución del Subsecretario del 7 de agosto de 2020 con carácter permanente y adscrito a la Subsecretaría del Departamento, es el órgano específico del Departamento que estudia las cuestiones relativas a la calificación y utilización de sus documentos, así como su régimen de transferencias, acceso e inutilidad administrativa.
6. Los organismos públicos actuarán a un tiempo como archivos de gestión y archivos centrales/generales para la documentación por ellos generada. Quedarán integrados de forma plena en el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos creado a tal efecto. Se establecerán relaciones de cooperación con el Archivo General del Ministerio pudiendo, éste último, ofrecer asistencia técnica en materia archivística si para ello es requerido.
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Proeli/es/o/2021/02/10/ted180#art-3