Capítulo CAPÍTULO IV
Art. 14
14 / 26En vigor desde 20 jul 2025
1. El órgano responsable de la custodia de la documentación, una vez sea ejecutiva la autorización obtenida, abrirá un expediente de eliminación de los documentos o series documentales de que se trate, el cual comprenderá:
a) La memoria realizada sobre la documentación y cualquier otra información o documentos presentados con la propuesta de eliminación, así como el texto de esta última. En esta memoria se hará constar la identificación de la documentación a eliminar, incluyendo como información básica el organismo productor de la misma, la serie documental, las fechas extremas, las signaturas, el número de cajas y los metros lineales que ocupan.
Esta información deberá comunicarse a la empresa encargada de la destrucción para que la recoja en el correspondiente Certificado de Destrucción.
b) El dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y el de cualquier otra comisión que se haya pronunciado previamente, así como el «Boletín Oficial del Estado» de publicación de la resolución en base a la cual se realiza la eliminación.
c) La memoria del muestreo de la documentación a expurgar.
d) La resolución que haya autorizado la eliminación, así como cualquier otro documento administrativo o judicial relacionado con la misma.
e) El acta de eliminación, en la que el órgano responsable de los documentos acreditará que, habiendo transcurrido el plazo de tres meses, no tiene constancia de la interposición de recursos de ninguna naturaleza contra la resolución adoptada, o que esta ha adquirido firmeza, con los demás extremos relativos a la destrucción que se lleva a cabo, fecha de la misma e identificación de los funcionarios y cualquier otro personal que intervenga en ella. En dicha acta se hará constar lugar, fecha y duración de las operaciones de eliminación con o sin sustitución, procedimiento utilizado, personas intervinientes y funcionario fedatario de la operación y del acta.
f) La relación de eliminación, que incluirá un inventario de las cajas, así como una descripción somera de su contenido.
2. En el caso de que se realice un cambio de soporte distinto al original se realizará un acta complementaria donde se hará constar las características técnicas del nuevo soporte. En este caso, se debe tener en cuenta que la eliminación deberá posponerse hasta la obtención de copias auténticas en otro soporte conforme a lo previsto en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, y de acuerdo con los requisitos establecidos en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de lnteroperabilidad de Procedimiento de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
3. Tras finalizar el procedimiento de eliminación, en el plazo de cinco días, el órgano encargado de la custodia de la documentación enviará una copia del Acta de eliminación, del Certificado de destrucción y de la Memoria al Archivo Central que, a su vez, remitirá a la Secretaría de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos la copia del Acta en el plazo de diez días a partir de las operaciones de destrucción.
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Proeli/es/o/2025/06/23/snd671#art-14