Art. 3
3 / 9En vigor desde 22 dic 2020
1. Constituyen el Sistema Archivístico del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación, el Archivo Central y el conjunto de archivos de gestión que conservan, controlan y tratan la documentación producida o conservada por el Departamento en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con las normas de la presente orden y aquellas otras que le sean de aplicación.
2. La Secretaría General Técnica ejerce la dirección del Sistema Archivístico del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación y gestiona su Patrimonio Documental a través del Archivo Central del Ministerio.
3. El Archivo Central del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación conserva los documentos que son transferidos por los distintos Archivos de Gestión, coordina y controla el funcionamiento de éstos y les proporciona el asesoramiento técnico necesario para conseguir la correcta conservación y tratamiento archivístico unificado de la documentación, en materia de transferencias preceptivas y periódicas de documentos; régimen de acceso y, en general, la coordinación de cuantos trabajos archivísticos sean necesarios.
El Archivo Central ejercerá de manera exclusiva el servicio de archivo, pudiendo recabar si fuera necesario toda la información requerida de las unidades administrativas tramitadoras de los documentos con el fin dar traslado de la misma a la persona física o jurídica que solicita el servicio.
4. Los responsables de los archivos de gestión transferirán periódicamente sus documentos al Archivo Central y, con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad, salvo las excepciones aprobadas por el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación.
Los archivos de gestión dependerán orgánicamente de los órganos superiores y directivos de los que forman parte, aunque funcionalmente se sometan a las prescripciones técnicas archivísticas de carácter normativo, asistencial y de inspección técnica derivadas de la función de coordinación del Sistema Archivístico, de la Secretaría General Técnica. Corresponde a los responsables de los archivos de gestión reunir y custodiar la documentación producida por las unidades en el ejercicio de sus actividades, asegurando su control, buena conservación física e instalación adecuada. Asimismo, serán responsables de la custodia de la documentación generada por organismos suprimidos de los que hayan heredado las competencias.
5. El Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación, con carácter permanente y adscrito a la Subsecretaría del Departamento, es el órgano específico del Departamento que estudia y dictamina las cuestiones relativas a la calificación y utilización de sus documentos, así como su régimen de transferencias, acceso e inutilidad administrativa.
6. Los organismos autónomos actuarán a un tiempo como archivos de gestión y archivos centrales para la documentación por ellos generada. Quedarán integrados de forma plena en el Grupo de Trabajo de Coordinación de Archivos creado a tal efecto. Se establecerán relaciones de cooperación con el Archivo Central del Ministerio pudiendo este último ofrecer asistencia técnica en materia archivística si para ello es requerido.
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Proeli/es/o/2020/12/14/apa1206#art-3