Art. 4
El sistema de información centralizado
En vigor desde 30 jun 2025
Artículo 4
El sistema de información centralizado
1. El sistema de información centralizado tendrá las siguientes funciones, en particular:
a)
gestión de la plataforma de colaboración de los ECI;
b)
gestión del espacio de colaboración de ECI;
c)
gestión de la información personal y de la configuración de los usuarios de la plataforma de colaboración de los ECI;
d)
un panel de control de los espacios de colaboración de ECI;
e)
notificaciones por correo electrónico y en la plataforma;
f)
buscador;
g)
carga y descarga de datos operativos, individualmente o en lotes;
h)
carga y descarga de datos no operativos, individualmente o en lotes;
i)
trazabilidad de las pruebas;
j)
gestión de expedientes;
k)
calendario y gestión de tareas;
l)
panel de información;
m)
información relativa a la financiación de los ECI a que se refiere el artículo 6, apartado 4;
n)
presentación de informes administrativos;
o)
traducción automática de datos no operativos;
p)
evaluación de un ECI;
q)
apoyo técnico y de servicio;
r)
cursos de formación y manuales de usuario, y
s)
estadísticas.
2. La agencia eu-LISA, en consulta con el grupo consultivo a que se refiere el artículo 12 del Reglamento (UE) 2023/969 (en lo sucesivo, «grupo consultivo de la plataforma de colaboración de los ECI»), establecerá las especificaciones técnicas y de servicios de las funciones a que se refiere el apartado 1, de conformidad con los requisitos establecidos en la presente Decisión.
3. La función de «gestión de la plataforma de colaboración de los ECI» solo estará disponible para el perfil de «administrador técnico de eu-LISA».
4. La función de «gestión del espacio de colaboración de ECI» solo estará disponible para los perfiles de «administrador de un Estado miembro», «administrador de la Fiscalía Europea» y «administrador de la Secretaría de la red de ECI».
5. La función de carga y descarga de datos operativos solo estará disponible para los perfiles de «administrador de un Estado miembro», «administrador de la Fiscalía Europea» y «usuario estándar».
6. La función de «trazabilidad de las pruebas» solo estará disponible para los perfiles de «administrador de un Estado miembro», «administrador de la Fiscalía Europea» y «usuario estándar», excepto en el caso de los usuarios estándar que no sean miembros de un ECI.
7. Todas las demás funciones del sistema de información centralizado solo estarán disponibles para los perfiles de «administrador de un Estado miembro», «administrador de la Fiscalía Europea», «administrador de la Secretaría de la red de ECI», «usuario estándar», «usuario de acceso limitado, incluido el acceso al soporte lógico (software) de comunicación», «usuario de acceso limitado, excluido el acceso al soporte lógico (software) de comunicación» y «apoyo de la Secretaría de la red de ECI», excepto la función de apoyo técnico y de servicio, así como la función de notificaciones, que también estarán disponibles para el «usuario del soporte lógico (software) de comunicación».
8. La función de carga de datos operativos al sistema de información centralizado y de descarga de estos permitirá a los usuarios de la plataforma de colaboración de los ECI transmitir archivos en todos los formatos y hasta un límite de tamaño establecido, así como intercambiar archivos dañinos bajo estrictas condiciones de seguridad y procedimientos operativos apropiados. La agencia eu-LISA, en consulta con el grupo consultivo de la plataforma de colaboración de los ECI, establecerá las especificaciones técnicas del límite de tamaño, teniendo en cuenta las necesidades de los miembros de los ECI y la cuestión de la admisibilidad de pruebas. Asimismo, eu-LISA establecerá los procedimientos operativos para el intercambio de archivos dañinos.
9. Con el fin de cargar o descargar volúmenes extraordinariamente grandes de datos operativos, los usuarios de la plataforma de colaboración de los ECI utilizarán una herramienta informática específica proporcionada por eu-LISA. Las especificaciones técnicas de dicha herramienta, así como el umbral de tamaño por encima del cual se utilizará a la hora de cargar o descargar datos operativos, serán establecidos por eu-LISA en consulta con el grupo consultivo de la plataforma de colaboración de los ECI.
10. Al cargar datos operativos, cada usuario de la plataforma de colaboración de los ECI indicará uno o varios destinatarios de los datos y fijará un plazo para la descarga de los mismos, que no excederá del período a que se refiere el artículo 21, apartado 1, del Reglamento (UE) 2023/969. Tan pronto como todos los destinatarios hayan finalizado el proceso de descarga o, a más tardar, al expirar el período de conservación, los datos cargados deberán suprimirse automáticamente y de forma permanente del sistema de información centralizado.
11. La función de carga y descarga de datos no operativos permitirá a los usuarios de la plataforma de colaboración de los ECI intercambiar archivos únicamente en formatos predefinidos y hasta un límite de tamaño establecido. La agencia eu-LISA, en consulta con el grupo consultivo de la plataforma de colaboración de los ECI, establecerá las especificaciones técnicas de estos aspectos.
12. Será opcional que cada usuario de la plataforma de colaboración de los ECI haga uso de la función de «trazabilidad de las pruebas», que solo podrá habilitarse antes del primer acceso del usuario a un espacio de colaboración de ECI determinado. El registro de trazabilidad de las pruebas contendrá únicamente los datos cargados a un espacio de colaboración de ECI determinado o descargados desde el mismo por dicho usuario.
13. La función de «traducción automática de datos no operativos» podrá utilizarse en el contexto de las siguientes funciones:
a)
gestión de expedientes;
b)
evaluación de un ECI, y
c)
apoyo técnico y de servicio.
14. Si la función de «traducción automática de datos no operativos» utiliza inteligencia artificial, eu-LISA informará a los usuarios de la plataforma de colaboración de los ECI del uso de dicha tecnología y de la precisión de los resultados.
15. La función de «evaluación de un ECI» puede utilizarse aunque la plataforma no se haya utilizado en la fase operativa del ECI. Establecerá dos procesos distintos, a saber, evaluaciones colaborativas y evaluaciones de usuario por usuario.
16. La plataforma no creará una copia de seguridad de los datos operativos transmitidos desde y hacia el sistema de información centralizado y almacenados en él, pero sí estarán cifrados de extremo a extremo en tránsito y en reposo.
17. La plataforma creará periódicamente una copia de seguridad de los datos no operativos transmitidos desde y hacia el sistema de información centralizado y almacenados en él y estos estarán cifrados de extremo a extremo en tránsito.
18. Para cada espacio de colaboración de ECI, el sistema de información centralizado permitirá únicamente a los perfiles de «administrador de un Estado miembro», «administrador de la Fiscalía Europea» y «usuario estándar» ver el correspondiente acuerdo sobre ECI.
19. Con excepción de las lenguas de los Estados miembros no vinculados por la presente Decisión, la interfaz del sistema de información centralizado estará disponible en todas las lenguas oficiales de la Unión.
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