Art. 17
Tratamiento de los datos personales contenidos en los archivos históricos de la Comisión
En vigor desde 6 jul 2020
Artículo 17
Tratamiento de los datos personales contenidos en los archivos históricos de la Comisión
1. Las siguientes excepciones a los derechos de los interesados se aplicarán de conformidad con el artículo 25, apartado 4, del Reglamento (UE) 2018/1725, cuando sea necesario para cumplir los fines de archivo en interés público y para preservar la integridad de los archivos históricos de la Comisión, en particular:
a)
el derecho de acceso (19), en la medida en que la solicitud del interesado no permita la identificación de documentos específicos sin que ello suponga un esfuerzo administrativo desproporcionado. Al evaluar las medidas que deban adoptarse a petición del interesado y el esfuerzo administrativo necesario, se tendrá especialmente en cuenta la información facilitada por el interesado y la naturaleza, el alcance y el volumen de los documentos potencialmente afectados;
b)
el derecho de rectificación (20), en la medida en que la rectificación haga imposible preservar la integridad y la autenticidad de los documentos seleccionados para su conservación permanente en los archivos históricos de la Comisión, sin perjuicio de la posibilidad de una declaración complementaria o anotación en el documento de que se trate, salvo que resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado;
c)
la obligación de notificar la rectificación o supresión de datos personales (21) en la medida en que resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado;
d)
el derecho a oponerse al tratamiento (22), en la medida en que los datos personales estén contenidos en documentos seleccionados para su conservación permanente en los archivos históricos de la Comisión como parte integrante e indispensable de dichos documentos.
2. La Comisión aplicará las garantías adecuadas para garantizar el cumplimiento del artículo 13 del Reglamento (UE) 2018/1725. Dichas garantías incluirán medidas técnicas y organizativas, en particular, para garantizar el respeto del principio de minimización de datos. Estas garantías deberán incluir lo siguiente:
a)
los expedientes que vayan a transferirse a los archivos históricos de la Comisión se seleccionarán tras una evaluación caso por caso con arreglo a las listas de conservación de la Comisión. Todos los demás expedientes, incluidos los expedientes estructurados de datos personales, como los expedientes personales y médicos, se eliminarán al término del período de conservación administrativa;
b)
las listas de conservación permitirán la eliminación administrativa de determinados tipos de documentos antes de que finalice el período de conservación administrativa. Por consiguiente, estos tipos de documentos no se tratarán con fines de archivo en interés público;
c)
antes de su tratamiento con fines de archivo en interés público, la dirección general o servicio asimilado informará de la posible presencia de documentos cubiertos por el artículo 2, apartado 1, del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 en los expedientes que deban transferirse a los archivos históricos de la Comisión;
d)
antes de abrir un expediente de la Comisión al público, el Servicio de Archivos Históricos de la Comisión lo revisará para comprobar la posible presencia de documentos cubiertos por las excepciones contempladas en el artículo 2, apartado 1, del Reglamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, también sobre la base de la notificación a que se refiere la letra c), con el fin de proteger los datos personales.
3. La Comisión hará constar los motivos de las excepciones aplicadas en virtud de la presente Decisión. El documento y, en su caso, los escritos relativos al contexto fáctico o jurídico serán objeto de registro. Estos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.
4. El delegado de protección de datos de la Comisión será informado lo antes posible de la aplicación de excepciones a los derechos de los interesados de conformidad con la presente Decisión. Se facilitará al delegado de protección de datos, previa petición, el acceso a los documentos asociados y a todos los escritos relativos al contexto fáctico y jurídico.
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