Art. 14
Almacenamiento y conservación
En vigor desde 6 jul 2020
Artículo 14
Almacenamiento y conservación
1. El almacenamiento y la conservación se efectuarán en las siguientes condiciones:
a)
los documentos se almacenarán en la forma en que se hayan creado, enviado o recibido, o en una forma que preserve la autenticidad, fiabilidad e integridad de su contenido y de los metadatos que los acompañan;
b)
el contenido de los documentos y sus metadatos pertinentes deberán ser legibles durante todo su período de almacenamiento por cualquier persona autorizada a tener acceso a ellos;
c)
cuando los registros se envíen o se reciban electrónicamente, la información necesaria para determinar el origen o el destino del documento, así como la fecha y hora de la captura o incorporación al registro formarán parte de los metadatos mínimos que deben almacenarse;
d)
en el caso de procedimientos electrónicos gestionados por sistemas informáticos, los datos relativos a las etapas formales del procedimiento deberán conservarse en condiciones que permitan garantizar la identificación de dichas etapas y de los autores y participantes.
2. El secretario general velará por la aplicación de una estrategia de conservación digital que garantice el acceso a largo plazo a los documentos electrónicos sobre la base de las listas de conservación a que se refiere el artículo 15, apartado 1. La estrategia se elaborará en colaboración con el Servicio de Archivos Históricos de la Comisión y garantizará el establecimiento de procesos, herramientas y recursos para garantizar la autenticidad, la fiabilidad y la integridad de los documentos, así como su accesibilidad.
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