Art. 8.
En vigor desde 17 feb 2020
8.1 Acceso a los datos padronales. El Padrón municipal es un registro administrativo que contiene datos personales y, como tal, está sujeto a lo previsto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
En su artículo 4, apartado 1, el citado Reglamento define los datos personales como «toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador...». En consecuencia, en el caso del Padrón municipal, «el interesado», como titular de los datos, (o «afectado», según la terminología que usa la Ley Orgánica 3/2018, para distinguirlo del concepto de interesado que regula la Ley 39/2015) es el propio vecino al que se refieren los datos padronales.
El derecho de acceso del afectado queda regulado en el artículo 15 del Reglamento general de protección de datos y en el artículo 13 de la Ley Orgánica 3/2018, pudiendo habilitar los Ayuntamientos distintos mecanismos para ello.
Una mención especial debe efectuarse a los volantes y certificados de empadronamiento, así como a la obligación de informar a los vecinos cada vez que se producen actualizaciones en sus datos y al menos una vez cada cinco años, que se describen en sendos apartados específicos de esta Resolución.
El vecino puede acceder a su información personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario, según lo previsto en el artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, relativo a la representación de los interesados.
En el caso de menores no emancipados de padres separados o divorciados, en virtud de lo establecido en el artículo 156 del Código Civil, el progenitor no custodio que acredite mediante la oportuna resolución judicial que ejerce la patria potestad compartida de sus hijos podrá acceder a la información padronal de los mismos, previa audiencia al progenitor que ostente la guarda y custodia para que pueda realizar las alegaciones que estime oportunas, con el fin de preservar el secreto de la residencia en situaciones sensibles. No procederá el acceso a la información cuando de la propia resolución se derive que debe preservarse el citado secreto por carecer el progenitor no custodio del derecho de visita a sus hijos menores o sólo poder hacerlo bajo supervisión de terceros y en determinados lugares.
8.1.1 Certificación y volante de empadronamiento. En los anexos VIII y IX de la presente Resolución se incluyen modelos orientativos sobre el contenido de certificación y volante de empadronamiento, respectivamente.
La certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento. Conforme establecen el artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación emitida en papel debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente. Asimismo, al amparo del artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, cuando la emisión de un certificado de empadronamiento constituya una actuación administrativa automatizada de conformidad con lo establecido en dicho precepto, podrá utilizarse el sistema de firma de sello electrónico de órgano y el de código seguro de verificación según establece el artículo 42 de la citada Ley.
Si el sistema de firma electrónica que utilice el Secretario del Ayuntamiento para la emisión de la certificación de empadronamiento permite acreditar su identidad y cargo público no será necesaria la conformidad del Alcalde. Por otra parte, el citado artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales establece que los Ayuntamientos podrán expedir volantes de empadronamiento, como documentos de carácter puramente informativo en los que no serán necesarias las formalidades previstas para las certificaciones; el volante de empadronamiento no requiere la firma de ningún funcionario o autoridad municipal.
Los Ayuntamientos podrán establecer un procedimiento de comprobación de volantes y certificados expedidos que permita verificar la autenticidad de los mismos, por un periodo mínimo de tres meses desde su expedición, ya sea conservando copia de los expedidos o por procedimientos electrónicos.
Esta comprobación permite que el volante pueda ser suficiente en numerosas gestiones en que los ciudadanos precisen aportar información sobre sus datos de empadronamiento, pero no en aquellos supuestos en los que se exija específicamente el certificado de empadronamiento por ser éste el único documento público que acredita fehacientemente a efectos administrativos la residencia y el domicilio habitual de un ciudadano (un ejemplo en el que se requieren certificados es el procedimiento de reconocimiento de firma de los documentos expedidos por las entidades locales, dentro del procedimiento de legalización diplomática de estos documentos cuando deban surtir efectos en países no firmantes del Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961).
Es notorio que en el actual sistema de gestión padronal una persona puede estar transitoriamente empadronada en dos municipios (según se deduce del artículo 70 del Reglamento), y que pueden producirse errores, duplicidades, etc. Estas disfunciones no invalidan la presunción general de exactitud de las certificaciones y volantes, ni originarán responsabilidad especial alguna para los gestores del Padrón.
Por ello, ni en las certificaciones ni en los volantes es necesario establecer salvedad alguna con carácter general, ni cláusula alguna de caducidad del documento. La rectificación de las certificaciones erróneas se llevará a cabo por los procedimientos ordinarios de revisión de los actos administrativos (artículos 106 y siguientes de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).
Los certificados acreditan, y los volantes informan, únicamente de la residencia en el municipio y el domicilio del habitante, así como otros hechos relativos al empadronamiento y de los que el Ayuntamiento tiene constancia oficial: fechas iniciales y final del empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del alta o de la baja en el Padrón, etc. En todo caso se cumplimentará la información adicional de cada empadronado estrictamente en la medida en que sea pertinente para el fin para el que se ha solicitado la certificación.
Podrán referirse sólo a una o a la totalidad de las personas inscritas en un determinado domicilio. No deben expedirse estos documentos para varias personas cuando no comprendan a todos los habitantes inscritos en el mismo domicilio.
La expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio, en tanto que implica el tratamiento de datos personales (lo que incluye la comunicación de los mismos), deberá estar fundamentada en alguno de los supuestos previstos en el artículo 6.1 del Reglamento general de protección de datos. Por ello, cuando se soliciten por un particular será necesario disponer del consentimiento de todos los inscritos en la vivienda (artículo 6.1.a) o tener un interés legítimo que prevalezca sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales de los afectados (artículo 6.1.f), el cual exigirá en cada caso un juicio de ponderación por parte del Ayuntamiento.
Por lo que se refiere al consentimiento podrá haberse recogido como dato voluntario en la hoja padronal, de acuerdo con lo previsto en el artículo 57.2.a) del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, tal y como figura en el anexo III (casilla de Información voluntaria: «Autorizamos a los mayores de edad empadronados en esta hoja para comunicar al Ayuntamiento las futuras variaciones de sus datos y para obtener certificaciones o volantes de empadronamiento»).
En cuanto al juicio de ponderación de intereses por parte del Ayuntamiento, es necesario que este disponga de toda la información necesaria lo que supone, no sólo conocer la finalidad para la que se solicitan los datos, sino, muy especialmente, la incidencia que pueda tener en la esfera de los afectados la comunicación de sus datos, lo que implica el cumplimiento del deber de información en el momento de la inscripción padronal previsto en el artículo 13 del Reglamento general de protección de datos y el posible ejercicio por los afectados de su derecho de oposición al amparo del artículo 21 del mismo.
Cuando las inscripciones sean anteriores a la entrada en vigor del Reglamento general de protección de datos y no se haya informado de la posible cesión de los datos de los afectados a un tercero con interés legítimo (ni se disponga de la autorización de los de empadronados en la misma vivienda otorgada en la hoja padronal), antes de proceder a la expedición del certificado o volante de empadronamiento, deberá cumplirse con el deber de información a los efectos de realizar el mencionado juicio de ponderación.
Algunos supuestos en los que prevalecerían los intereses del afectado y no procedería la comunicación de sus datos serían, por ejemplo, los de las víctimas de violencia de género o de menores (cuando el certificado o volante no se solicite por quien ostente su representación legal), o los de personas inscritas en la misma vivienda para las que se haya iniciado, o proceda la iniciación, de un expediente de baja de oficio por no residir ya en la misma, en cuyo caso únicamente se reflejará en el certificado o volante el número de personas en esa situación, indicándose en el apartado de «observaciones» que se encuentran incursos en el citado procedimiento.
Los certificados y volantes de empadronamiento expedidos a personas inscritas en establecimientos colectivos deberán tener siempre carácter individual.
Los volantes y certificados de empadronamiento podrán ser solicitados y, o expedidos por medios electrónicos. El Ayuntamiento que implante estos sistemas deberá vigilar que el acceso a la información padronal quede restringido a los interesados. Se considera, a estos efectos, imprescindible el uso de firma electrónica o el acceso por contraseña personal.
8.1.2 Información a los vecinos sobre su inscripción padronal. El último párrafo del artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales faculta a los vecinos para solicitar un volante de empadronamiento siempre que insten alguna modificación de sus datos padronales, que se les entregará tan pronto como se haya realizado el cambio en su inscripción padronal.
Por otra parte, el artículo 69 del mismo Reglamento, en sus apartados 2 y 3 respectivamente, establece la obligación de informar a los vecinos sobre su situación padronal siempre que se produzcan actualizaciones y al menos una vez cada cinco años:
2. Siempre que se produzcan actualizaciones, el Ayuntamiento deberá poner en conocimiento de cada vecino afectado los datos que figuran en su inscripción padronal, para su información y para que pueda comunicar a dicho Ayuntamiento las rectificaciones o variaciones que procedan.
3. La notificación a los vecinos del contenido de sus datos padronales se efectuará por el Ayuntamiento de manera que todo vecino tenga la oportunidad de conocer la información que le concierna al menos una vez cada cinco años.
Aunque el apartado 3 utiliza el término «notificación», atendiendo a lo establecido en el artículo 40 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (que reserva la notificación stricto sensu para las resoluciones y actos administrativos que afecten a los derechos e intereses de los interesados), se puede afirmar que la comunicación se puede hacer por cualquier medio que permita a los vecinos conocer los datos que obran en su inscripción padronal, sin que sea obligatorio que el medio usado permita al Ayuntamiento tener constancia de la recepción por el interesado o su representante de dicha comunicación.
Sin embargo, dado que las inscripciones padronales contienen datos de carácter personal, no será posible la comunicación mediante exposición pública.
En consecuencia el cumplimiento de este conjunto de obligaciones municipales se llevará a cabo habitualmente por medio de volantes de empadronamiento.
No obstante, cuando el Ayuntamiento, a requerimiento del vecino, expida certificaciones o volantes de empadronamiento, es evidente que, simultáneamente, está informándole sobre su situación padronal y cumpliendo estas prescripciones reglamentarias y como el plazo quinquenal previsto en el artículo 69.3 del Reglamento citado se debe computar individualizadamente para cada empadronado, el Ayuntamiento puede optar por dos alternativas:
– Comunicar los datos a todos los vecinos mediante una operación específica y generalizada cada 5 años.
– Comunicar los datos sólo a aquellos vecinos que no hubiesen tenido conocimiento de sus datos en 5 años (bien porque su inscripción no ha sufrido variación bien por no haber solicitado ningún volante o certificado de empadronamiento en ese período). Esta opción implica una acción continuada de comunicación de los datos según las inscripciones vayan agotando el periodo establecido.
Por otro lado, el apartado 3 del artículo 69 debe ponerse en relación con el apartado 1 del mismo, según el cual Con las informaciones recibidas de las demás Administraciones públicas, con las variaciones comunicadas por los vecinos, y con los resultados de los trabajos realizados por los propios Ayuntamientos, éstos actualizarán los datos del Padrón municipal, de donde deducimos que esta operación de comunicación también tiene como finalidad actualizar los datos del Padrón municipal.
En consecuencia si bien las comunicaciones devueltas al amparo del artículo 69.3 no implican ni justifican una baja automática del Padrón, sí constituyen un indicio para que el Ayuntamiento realice las comprobaciones oportunas e, incluso, para iniciar un expediente de baja de oficio.
En todos los supuestos en que el Ayuntamiento proporcione información padronal por procedimientos distintos de la relación directa entre el funcionario y el vecino (expedición de volantes por medios mecánicos, tramitación por teléfono, por correo, por «Internet», etc.) deberán establecerse las cautelas oportunas para evitar que la información pueda llegar a cualquier otra persona que no sea el interesado o su representante legal o voluntario.
En particular siempre que el Ayuntamiento acepte remitir los volantes o certificaciones por correo o por mensajero, el envío se dirigirá, en todo caso, a la dirección postal que figura en la propia inscripción padronal, rechazando la posibilidad de entregarlos en cualquier otro domicilio.
Y de la misma manera, la información que se proporcione telefónicamente deberá condicionarse de forma que sólo el solicitante que demuestre conocer datos muy particulares del vecino (su domicilio, su número de DNI, su fecha de nacimiento, etc.) podrá recibir información que nunca debería exceder la mera constatación de que ese vecino figura o no inscrito en el Padrón. En cualquier caso debería restringirse en todo lo posible el suministro de información por medios no escritos: el volante de empadronamiento constituye un procedimiento suficientemente ágil para todos los supuestos imaginables.
8.1.3 Supuestos de especial protección (víctimas de violencia de género y menores bajo su guarda o custodia, menores en acogimiento familiar, etc.). La legislación existente protege de manera adecuada los datos padronales de las personas en estas situaciones, puesto que el acceso a los mismos está limitado a los propios interesados, que podrán consultarlos personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario, pero no así los cónyuges o parejas respecto a sus víctimas o los padres biológicos que ya no ostentan la patria potestad.
No obstante, corresponde al Ayuntamiento controlar la legalidad del acceso a los datos de su Padrón municipal de conformidad con las normas establecidas a este respecto por el Reglamento general de protección de datos y la Ley Orgánica 3/2018, debiendo tomar las precauciones adicionales necesarias en la difusión de datos (volantes, certificados), como por ejemplo incluyendo anotaciones de prevención en las inscripciones de los ciudadanos afectados, que adviertan de su situación.
8.2 Cesión de datos padronales (comunicación de datos a terceros). La cesión de datos padronales se encuentra regulada por el artículo 16.3 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, en los siguientes términos: Los datos del Padrón municipal se cederán a otras Administraciones Públicas que lo soliciten sin consentimiento previo del afectado solamente cuando les sean necesarios para el ejercicio de sus respectivas competencias, y exclusivamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes. También pueden servir para elaborar estadísticas oficiales sometidas al secreto estadístico, en los términos previstos en la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública y en las leyes de estadística de las comunidades autónomas con competencia en la materia.
La interpretación restrictiva que, en opinión de la Agencia Española de Protección de Datos, debe hacerse de este artículo determina que sólo podrán cederse, sin el previo consentimiento del afectado, los datos del Padrón relativos al domicilio o la residencia de una relación de personas facilitada por la Administración Pública solicitante, siempre que esta información le sea necesaria para el ejercicio de sus respectivas competencias y exclusivamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes.
Fuera de estos supuestos, la cesión de los datos padronales se rige por lo establecido en el artículo 6.1 del Reglamento general de protección de datos, según el cual el tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las condiciones que se relacionan en el mismo.
En caso de duda los Ayuntamientos podrán dirigirse a sus respectivos delegados de protección de datos (propios o de la correspondiente Diputación Provincial o Comunidad Autónoma), de obligado nombramiento en el ámbito de las Administraciones Públicas y, a través de ellos, a la correspondiente Agencia de Protección de Datos, por ser los organismos competentes en la materia, existiendo respecto a la cesión de los datos padronales diversos informes en la página web de la Agencia Española.
8.2.1 Transmisión de datos por medios electrónicos entre Administraciones Públicas. El artículo 28 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece el derecho de los ciudadanos a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello. Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
En su virtud los ayuntamientos establecerán los medios electrónicos necesarios para la transmisión de datos de empadronamiento a otras Administraciones Públicas, conforme a lo previsto en el artículo 155 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
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Proeli/es/res/2020/04/29/(5)#8