Art. 8

En vigor desde 24 mar 2015

8.1 acceso a los datos padronales. El Padrón municipal es un registro administrativo que contiene datos de carácter personal y, como tal, está sujeto a lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, que define el concepto de interesado y regula su derecho de acceso, así como la comunicación de los datos a terceros. Por lo que se refiere al concepto de interesado, se define en el artículo 3 como la persona física titular de los datos objeto de tratamiento por lo que, en el caso del Padrón municipal, el interesado es el propio vecino al que se refieren los datos padronales. Su derecho de acceso queda regulado en el artículo 15 de la citada Ley Orgánica, pudiendo habilitar los Ayuntamientos distintos mecanismos para ello. Una mención especial debe efectuarse a los volantes y certificados de empadronamiento, así como a la obligación de informar a los vecinos cada vez que se producen actualizaciones en sus datos y al menos una vez cada cinco años, que se describen en sendos apartados específicos de esta Resolución. El vecino puede acceder a su información personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario, según lo previsto en el artículo 32 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común relativo a la representación de los interesados. En el caso de menores no emancipados de padres separados o divorciados, en virtud de lo establecido en el artículo 156 del Código Civil, el progenitor no custodio que acredite mediante la oportuna resolución judicial que ejerce la patria potestad compartida de sus hijos podrá acceder a la información padronal de los mismos, previa audiencia al progenitor que ostente la guarda y custodia para que pueda realizar las alegaciones que estime oportunas, con el fin de preservar el secreto de la residencia en situaciones sensibles. No procederá el acceso a la información cuando de la propia resolución se derive que debe preservarse el citado secreto por carecer el progenitor no custodio del derecho de visita a sus hijos menores o sólo poder hacerlo bajo supervisión de terceros y en determinados lugares. 8.1.1 Certificación y volante de empadronamiento: En los Anexos V y VI de la presente Resolución se incluyen modelos orientativos sobre el contenido de certificación y volante de empadronamiento, respectivamente. La certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento. Conforme establecen el art. 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente. Por otra parte, el citado artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales establece que los Ayuntamientos podrán expedir volantes de empadronamiento, como documentos de carácter puramente informativo en los que no serán necesarias las formalidades previstas para las certificaciones; el volante de empadronamiento no requiere la firma de ningún funcionario o autoridad municipal. Los Ayuntamientos podrán establecer un procedimiento de comprobación de volantes y certificados expedidos que permita verificar la autenticidad de los mismos, por un periodo mínimo de tres meses desde su expedición, ya sea conservando copia de los expedidos o por procedimientos electrónicos. Esta comprobación permite que el volante pueda ser suficiente en numerosas gestiones en que los ciudadanos precisen aportar información sobre sus datos de empadronamiento, pero no en aquellos supuestos en los que se exija específicamente el certificado de empadronamiento por ser éste el único documento público que acredita fehacientemente a efectos administrativos la residencia y el domicilio habitual de un ciudadano (un ejemplo en el que se requieren certificados es el procedimiento de reconocimiento de firma de los documentos expedidos por las entidades locales, dentro del procedimiento de legalización diplomática de estos documentos cuando deban surtir efectos en países no firmantes del Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961). Es notorio que en el actual sistema de gestión padronal una persona puede estar transitoriamente empadronada en dos municipios (según se deduce del art. 70 del Reglamento), y que pueden producirse errores, duplicidades, etc. Estas disfunciones no invalidan la presunción general de exactitud de las certificaciones y volantes, ni originarán responsabilidad especial alguna para los gestores del Padrón. Por ello, ni en las certificaciones ni en los volantes es necesario establecer salvedad alguna con carácter general, ni cláusula alguna de caducidad del documento. La rectificación de las certificaciones erróneas se llevará a cabo por los procedimientos ordinarios de revisión de los actos administrativos (arts. 102 y siguientes de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común). Los certificados acreditan, y los volantes informan, únicamente de la residencia en el municipio y el domicilio del habitante, así como otros hechos relativos al empadronamiento y de los que el Ayuntamiento tiene constancia oficial: fechas iniciales y final del empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del alta o de la baja en el Padrón, etc. En todo caso se cumplimentará la información adicional de cada empadronado estrictamente en la medida en que sea pertinente para el fin para el que se ha solicitado la certificación. Podrán referirse sólo a una o a la totalidad de las personas inscritas en un determinado domicilio. No deben expedirse estos documentos para varias personas cuando no comprendan a todos los habitantes inscritos en el mismo domicilio. Asimismo, para la expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio deberán adoptarse las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal en lo relativo a disponer del consentimiento de los interesados para la cesión de los datos padronales. En caso de no disponer de dicho consentimiento, únicamente podrá hacerse constar en el certificado o recogerse en el volante el número de personas inscritas. Los certificados y volantes de empadronamiento expedidos a personas inscritas en establecimientos colectivos deberán tener siempre carácter individual. Los volantes y certificados de empadronamiento podrán ser solicitados y, o expedidos por medios electrónicos. El Ayuntamiento que implante estos sistemas deberá vigilar que el acceso a la información padronal quede restringido a los interesados. Se considera, a estos efectos, imprescindible el uso de firma electrónica o el acceso por contraseña personal. 8.1.2 Información a los vecinos sobre su inscripción padronal: El último párrafo del artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales faculta a los vecinos para solicitar un volante de empadronamiento siempre que insten alguna modificación de sus datos padronales, que se les entregará tan pronto como se haya realizado el cambio en su inscripción padronal. Por otra parte, el artículo 69 del mismo Reglamento, en sus apartados 2 y 3 respectivamente, establece la obligación de informar a los vecinos sobre su situación padronal siempre que se produzcan actualizaciones y al menos una vez cada cinco años: «2. Siempre que se produzcan actualizaciones, el Ayuntamiento deberá poner en conocimiento de cada vecino afectado los datos que figuran en su inscripción padronal, para su información y para que pueda comunicar a dicho Ayuntamiento las rectificaciones o variaciones que procedan.» «3. La notificación a los vecinos del contenido de sus datos padronales se efectuará por el Ayuntamiento de manera que todo vecino tenga la oportunidad de conocer la información que le concierna al menos una vez cada cinco años.» Aunque el apartado 3 utiliza el término «notificación», atendiendo a lo establecido en el artículo 58 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (que reserva la notificación «stricto sensu» para las resoluciones y actos administrativos que afecten a los derechos e intereses de los interesados), se puede afirmar que la comunicación se puede hacer por cualquier medio que permita a los vecinos conocer los datos que obran en su inscripción padronal, sin que sea obligatorio que el medio usado permita al Ayuntamiento tener constancia de la recepción por el interesado o su representante de dicha comunicación. En concreto no es obligatorio que la comunicación se haga por correo certificado con acuse de recibo. Sin embargo, dado que las inscripciones padronales contienen datos de carácter personal, no será posible la comunicación mediante exposición pública. En consecuencia el cumplimiento de este conjunto de obligaciones municipales se llevará a cabo habitualmente por medio de volantes de empadronamiento. No obstante, cuando el Ayuntamiento, a requerimiento del vecino, expida certificaciones o volantes de empadronamiento, es evidente que, simultáneamente, está informándole sobre su situación padronal y cumpliendo estas prescripciones reglamentarias y como el plazo quinquenal previsto en el art. 69.3 del Reglamento citado se debe computar individualizadamente para cada empadronado, el Ayuntamiento puede optar por dos alternativas: – Comunicar los datos a todos los vecinos mediante una operación específica y generalizada cada 5 años. – Comunicar los datos sólo a aquellos vecinos que no hubiesen tenido conocimiento de sus datos en 5 años (bien porque su inscripción no ha sufrido variación bien por no haber solicitado ningún volante o certificado de empadronamiento en ese período). Esta opción implica una acción continuada de comunicación de los datos según las inscripciones vayan agotando el periodo establecido. Por otro lado, el apartado 3 del artículo 69 debe ponerse en relación con el apartado 1 del mismo, según el cual Con las informaciones recibidas de las demás Administraciones públicas, con las variaciones comunicadas por los vecinos, y con los resultados de los trabajos realizados por los propios Ayuntamientos, éstos actualizarán los datos del Padrón municipal, de donde deducimos que esta operación de comunicación también tiene como finalidad actualizar los datos del Padrón municipal. En consecuencia si bien las comunicaciones devueltas al amparo del art. 69.3 no implican ni justifican una baja automática del Padrón, sí constituyen un indicio para que el Ayuntamiento realice las comprobaciones oportunas e, incluso, para iniciar un expediente de baja de oficio. En todos los supuestos en que el Ayuntamiento proporcione información padronal por procedimientos distintos de la relación directa entre el funcionario y el vecino (expedición de volantes por medios mecánicos, tramitación por teléfono, por correo, por «Internet», etc.) deberán establecerse las cautelas oportunas para evitar que la información pueda llegar a quien no sea interesado legítimo para obtenerla. En particular siempre que el Ayuntamiento acepte remitir los volantes o certificaciones por correo o por mensajero, el envío se dirigirá, en todo caso, a la dirección postal que figura en la propia inscripción padronal, rechazando la posibilidad de entregarlos en cualquier otro domicilio. Y de la misma manera, la información que se proporcione telefónicamente deberá condicionarse de forma que sólo el solicitante que demuestre conocer datos muy particulares del vecino (su domicilio, su número de D.N.I., su fecha de nacimiento, etc.) podrá recibir información que nunca debería exceder la mera constatación de que ese vecino figura o no inscrito en el Padrón. En cualquier caso debería restringirse en todo lo posible el suministro de información por medios no escritos: el volante de empadronamiento constituye un procedimiento suficientemente ágil para todos los supuestos imaginables. 8.1.3 Supuestos de especial protección (víctimas de violencia de género y menores bajo su guardia o custodia, menores en acogimiento familiar, etc.): La legislación existente protege de manera adecuada los datos padronales de las personas en estas situaciones, puesto que el acceso a los mismos está limitado a los propios interesados, que podrán consultarlos personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario, pero no así los cónyuges o parejas respecto a sus víctimas o los padres biológicos que ya no ostentan la patria potestad. No obstante, corresponde al Ayuntamiento controlar la legalidad del acceso a los datos de su Padrón municipal de conformidad con las normas establecidas a este respecto por la mencionada Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, debiendo tomar las precauciones adicionales necesarias en la difusión de datos (volantes, certificados), como por ejemplo incluyendo anotaciones de prevención en las inscripciones de los ciudadanos afectados, que adviertan de su situación. 8.2 cesión de datos padronales (comunicación de datos a terceros). La cesión de datos padronales se encuentra regulada por el artículo 16.3 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, en los siguientes términos: Los datos del Padrón municipal se cederán a otras Administraciones Públicas que lo soliciten sin consentimiento previo del afectado solamente cuando les sean necesarios para el ejercicio de sus respectivas competencias, y exclusivamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes. También pueden servir para elaborar estadísticas oficiales sometidas al secreto estadístico, en los términos previstos en la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública y en las leyes de estadística de las comunidades autónomas con competencia en la materia. La interpretación restrictiva que, en opinión de la Agencia Española de Protección de Datos, debe hacerse de este artículo determina que sólo podrán cederse, sin el previo consentimiento del afectado, los datos del Padrón relativos al domicilio o la residencia de una relación de personas facilitada por la Administración Pública solicitante, siempre que esta información le sea necesaria para el ejercicio de sus respectivas competencias y exclusivamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes. Fuera de estos supuestos, la cesión de los datos padronales se rige por lo establecido en el artículo 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, según el cual los datos de carácter personal sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado, salvo en las excepciones contempladas en su apartado 2. En caso de duda los Ayuntamientos podrán dirigirse a la correspondiente Agencia de Protección de Datos, por ser los organismos competentes en la materia, existiendo respecto a la cesión de los datos padronales diversos informes en la página web de la Agencia Española. 8.2.1 Transmisión de datos por medios electrónicos entre Administraciones Públicas: El artículo 6.2.b) de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, establece el derecho de los ciudadanos a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, y en su artículo 9 la obligación y requisitos para la Transmisión de datos que obren en poder de una administración en soporte electrónico a otras administraciones. En su virtud los ayuntamientos podrán establecer medios electrónicos para transmisión de datos de empadronamiento a otras administraciones, en los términos establecidos en la legislación vigente (véase el epígrafe 8.2).

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eli/es/res/2015/03/16/(1)#8