Art. 5
Seguimiento interno, procedimiento de denuncias y sistema de gestión de la documentación
En vigor desde 20 nov 2025
Artículo 5
Seguimiento interno, procedimiento de denuncias y sistema de gestión de la documentación
1. Los sistemas de certificación establecerán un sistema de seguimiento interno para verificar que los operadores cumplen las normas y procedimientos aplicados por el sistema y para garantizar la calidad del trabajo realizado por los auditores de los organismos de certificación. El seguimiento interno se llevará a cabo al menos una vez al año o al menos con la misma frecuencia que las auditorías para reflejar el alcance de la certificación del sistema, así como el nivel de riesgo de las actividades realizadas por los operadores. Como parte del seguimiento interno, los sistemas de certificación exigirán a los organismos de certificación que les faciliten todos los informes de la auditoría de certificación, la auditoría de renovación de certificación o la auditoría de seguimiento («auditoría»). El seguimiento interno abarcará una muestra aleatoria y basada en el riesgo de los informes de auditoría presentados por cada organismo de certificación.
2. Los sistemas de certificación establecerán procedimientos para la presentación y tramitación de denuncias contra operadores u organismos de certificación. Dichos procedimientos de denuncia permitirán que las denuncian sean enviadas de forma electrónica y garantizarán la protección de las personas físicas o jurídicas que señalen infracciones o registren denuncias de buena fe, de conformidad con la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo (2).
3. Los sistemas de certificación llevarán un registro de todas las denuncias. A petición de la Comisión o del Estado miembro en el que se haya presentado la denuncia, los sistemas de certificación facilitarán al solicitante todos los documentos relacionados con una denuncia y su tramitación.
4. Los sistemas de certificación garantizarán una supervisión eficaz de los resultados del seguimiento interno y la tramitación de las denuncias y, en caso necesario, aplicarán las medidas correctoras y sanciones pertinentes por falta de conformidad por parte de los operadores con arreglo a las normas y procedimientos establecidos de conformidad con el artículo 6, apartado 1. En caso necesario, los sistemas de certificación adoptarán medidas correctoras sobre su estructura de gobernanza o sobre su proceso de seguimiento interno.
5. Los sistemas de certificación establecerán un sistema de gestión de la documentación que se ocupe de cada uno de los siguientes elementos:
a)
documentos generales del sistema (por ejemplo, manuales, políticas, definición de responsabilidades);
b)
sistema de control interno de los documentos y registros de certificación;
c)
revisión del sistema de gestión de la documentación;
d)
auditoría y seguimiento internos;
e)
procedimientos de prevención, detección y gestión de los casos de falta de conformidad;
6. La documentación enumerada en el apartado 5 se conservará al menos durante cinco años a partir del final del período de seguimiento.
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