Art. [preambulo]

En vigor desde 17 jun 2008

I. Proceso de informatización de los Registros Civiles municipales. El artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador. Posteriormente, la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, teniendo en cuenta el volumen de certificaciones y actuaciones registrales existentes, y partiendo de la idea de que la aplicación a la gestión del Registro Civil de las nuevas técnicas de tratamiento automatizado de datos hacía necesario crear en la Ley del Registro Civil, de 8 de julio de 1957, la base jurídica para superar la forma de documentación tradicional, estableció la previsión legal para proceder a la informatización efectiva del Registro Civil como medio de coadyuvar a hacer realidad su modernización en beneficio de los administrados. En desarrollo de esta última previsión la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999, sobre informatización de los Registros Civiles, fijó el marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros civiles informatizados, estableciendo las finalidades y objetivos de la informatización, su contenido, sus repercusiones en la citada organización, el modo de llevanza de sus libros, la creación de una base central de datos y la recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles. La ejecución de las previsiones de dicha Orden dio lugar a la elaboración de una aplicación informática especialmente diseñada al efecto, denominada INFOREG, la cual se encuentra en estos momentos implantada y en plena explotación en la mayor parte de los Registros civiles principales, a cargo de Jueces y Magistrados, de España, cuyas funcionalidades principales van dirigidas a permitir la utilización de tratamientos de textos en la redacción de los asientos registrales, el almacenamiento electrónico de los datos, permitir la conexión de los datos sobre una misma persona inscritos en Secciones diferentes de diversos Registros civiles y facilitar la transmisión masiva de datos de utilidad pública a los organismos públicos que tengan interés en ellos, con pleno respeto a los límites legales sobre publicidad restringida, protección de datos personales y al derecho a la intimidad personal y familiar. II. Incorporación de los Registros Civiles delegados al proceso de informatización. Pero, además de los objetivos anteriores, la Orden de 19 de julio de 1999 fijaba una finalidad adicional consistente en la informatización de los Registros Civiles delegados a cargo de los Juzgados de Paz, a cuyo respecto la disposición adicional segunda de la citada Orden, en su apartado 3, establecía que dicha informatización se haría en función de las disponibilidades presupuestarios, disponiendo que en tales Registros sería «prioritaria la recuperación y llevanza automatizada de los índices y ficheros a que se refieren los artículos 107 y 117 del Reglamento del Registro Civil, así como la dotación a los mismos de telefax u otros medios telemáticos para facilitar la comunicación con los Registros Civiles principales de que dependen». Sin embargo, esta funcionalidad no estaba incorporada a la aplicación INFOREG antes mencionada en sus primeras versiones, la última aprobada por Resolución de 25 de enero de 2005, de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Para cubrir esta laguna el Ministerio de Justicia ha suscrito junto con la Entidad Pública Empresarial Red.es un Convenio marco de Colaboración para la puesta en marcha del programa «Registro Civil en Línea», firmado el 17 de mayo de 2006, que contempla, entre otras actuaciones, un proyecto de digitalización y grabación de los libros manuscritos de los Registros Civiles no sólo principales, sino también de los Registros Civiles delegados, a cargo de los Jueces de Paz. Esta previsión ha sido objeto de específica regulación en virtud de la reciente Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos. Además, el citado Convenio marco de Colaboración contempla, entre las actuaciones que ha de llevar a cabo el Ministerio de Justicia, las de completar la dotación de equipamiento, conectividad y soporte en la totalidad de los Registros Civiles bien por sí mismo, bien a través de mecanismos de colaboración con las Comunidades Autónomas y la Entidad Pública Red.es. Esta actuación incluye la totalidad de los 7.677 Registros Civiles delegados existentes en España, a cargo de los Jueces de Paz. Ahora bien, esto último implica, a su vez, la necesidad de llevar a cabo las adaptaciones precisas en la aplicación INFOREG, no sólo para facilitar la gestión digital de todas las inscripciones registrales, incluyendo aquellas generadas en el proceso de digitalización y grabación antes mencionado, sino también para adaptar dicho aplicativo a las especiales características de los Registros Civiles delegados y, simultánea y paralelamente, acomodar las reglas generales sobre organización y funcionamiento de dichos Registros, en la forma en que vienen siendo observadas en la práctica registral, no siempre ajustada a la interpretación más correcta del actual Ordenamiento registral, a las necesidades impuestas por el proceso de informatización. III. Configuración orgánica de los Juzgados de Paz como órganos delegados del Registro Civil. La Ley Orgánica del Poder Judicial dedica sus artículos 99 a 103 a los Jueces de Paz. Ya desde la aprobación del Reglamento 3/1995, de 7 de junio, de los Jueces de Paz, por Acuerdo de la misma fecha del Consejo General del Poder Judicial, aquellos venían siendo considerados como el primer escalón de la estructura judicial del Estado, configurados por la Ley Orgánica como órganos servidos por Jueces legos, no profesionales, que llevan a cabo funciones jurisdiccionales, pero también funciones registrales. En efecto, la Ley del Registro Civil vigente de 8 de junio de 1957 configura los Juzgados de Paz como Registros Civiles Municipales de carácter secundario y desconcentrados, que actúan, por ministerio legal, por delegación de los Registros Civiles Municipales principales a cargo de los Jueces de Primera Instancia Encargados de su llevanza. Así resulta del párrafo cuarto del artículo 11 de la Ley del Registro Civil, conforme al cual «Los Jueces de Paz, en los Registros Municipales respectivos, actuarán asistidos de los Secretarios, por delegación del Juez municipal o comarcal correspondiente». El principal elemento de referencia y desarrollo normativo en relación con los Juzgados de Paz como órgano registral delegado viene representado por el artículo 46 del Reglamento del Registro Civil, conforme al cual: «En los Registros municipales, el Juez de Paz actúa por delegación del Encargado y con iguales facultades, salvo en los expedientes. En su virtud, extenderá las inscripciones dentro del plazo de nacimiento de hijos habidos en matrimonio, las ordinarias de defunción, las de matrimonio en forma religiosa mediante la certificación respectiva, las de matrimonio en forma civil cuyo previo expediente haya instruido y las notas marginales que no sean rectificación o cancelación. No deberá, sin embargo, extender ningún otro asiento, salvo en casos de urgente necesidad, sin recibir instrucción particular y por escrito del Encargado, solicitada y despachada inmediatamente, la cual será archivada con los demás antecedentes relativos al asiento, reservándose minuta al Encargado. En todo caso, cumplirá cuantos cometidos reciba del Encargado del Registro. Las certificaciones, siempre, se expedirán y firmarán conjuntamente por el Juez y el Secretario.» A su vez, el artículo 47 de la Ley del Registro Civil especifica las funciones que a los Jueces de Primera Instancia Encargados de los Registros Civiles principales corresponden en relación con los Registros delegados a cargo de los Jueces de Paz, disponiendo que: «Corresponde a los Jueces de Primera Instancia ilustrar y dirigir a los Jueces de Paz, aclarando sus dudas, corrigiendo sus errores, dándoles las instrucciones necesarias para el desempeño de su cometido y encareciéndoles la máxima diligencia y la consulta en los casos dudosos. Siempre que lo imponga el servicio, y al menos una vez al año, visitarán los Registros a su cargo para examinar minuciosamente todos los asientos, documentos archivados y diligencias posteriores a la última visita y proveer a lo necesario en orden a su buen funcionamiento. Si en el año o años anteriores no se hubiesen efectuado estas visitas, darán cuenta de ello al Presidente del Tribunal Superior de Justicia. Del resultado levantarán por duplicado acta minuciosa, uno de cuyos ejemplares entregarán al Juez de Paz; la visita se diligenciará en el Libro de Personal y Oficina y en cada uno de los de inscripciones abiertos.» Este cuadro normativo procede de la reforma llevada a cabo en el Reglamento del Registro Civil en virtud del Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, que se anticipó a la conversión de los antiguos Juzgados de Distrito que se llevó a cabo el 28 de diciembre de 1989, hasta entonces a cargo de los Registros Civiles, conforme a lo previsto en la disposición transitoria tercera de la Ley Orgánica del Poder Judicial 6/1985, de 1 de julio, en los artículos 27 y 42 de la Ley 38/1988, de 28 de diciembre, de Demarcación y Planta Judicial, en el Real Decreto 122/1989, de 3 de febrero, y en el Acuerdo del Consejo General del Poder Judicial de 3 de noviembre de 1989. Esta transformación ya fue tenida en cuenta anticipadamente, como se ha indicado, por el Real Decreto 1917/1986, partiendo de la base de que los Registros Civiles municipales estarían a cargo de los Jueces de Primera Instancia y, por delegación de estos, de los Jueces de Paz (cfr. art. 86 L.O.P.J.). No obstante tales previsiones anticipadas, las dudas surgidas por consecuencia de dicha transformación hicieron necesaria la aprobación de ciertas directrices por parte de este Centro Directivo sobre el funcionamiento de los distintos órganos registrales y sus respectivas relaciones entre sí, lo que dio lugar a la aprobación de la Instrucción de 30 de noviembre de 1989. IV. Las competencias de los Registros Civiles delegados. Limitaciones funcionales en materia de calificación. 1. La falta de una específica formación jurídica, como exigencia orgánica, en los Jueces de Paz es lo que justifica las limitaciones funcionales a que quedan constreñidos los Registros Civiles delegados, conforme a lo dispuesto en los trascritos artículos 46 y 47 del Reglamento del Registro Civil. El hecho de que, salvo las excepciones habilitadas por el artículo 46, no puedan extender los Jueces de Paz en los Registros delegados ningún otro asiento «sin recibir instrucción particular y por escrito del Encargado, solicitada y despachada inmediatamente, la cual será archivada con los demás antecedentes relativos al asiento, reservándose minuta el Encargado», supone residenciar la función de calificación en tales casos en el Juez Encargado del Registro Civil de que dependa el delegado, el cual inscribirá bajo los criterios de calificación y con arreglo a la minuta del asiento que le haya comunicado el Juez Encargado. 2. Sin embargo, es lo cierto que en la práctica registral, como ya se ha señalado, no siempre se respetan estas reglas y limitaciones. De hecho son variadas las formas en que en la práctica diaria se produce el desacomodamiento a la Ordenación registral a que se refiere el apartado II de esta Instrucción que, tanto por razones de legalidad y seguridad jurídica como por razones prácticas, conviene corregir. Entre la diversa tipología de actuaciones que reclaman su corrección, de las que han llegado a conocimiento de este Centro Directivo, se pueden mencionar las siguientes. En algunos casos los Jueces de Paz formalizan actas que recogen declaraciones de voluntad en materia de estado civil (reconocimientos de filiación, consentimientos, peticiones por simple comparecencia de ciertos supuestos de cambio de nombre y apellido, declaraciones en materia de nacionalidad y vecindad, etc), si bien resulta evidente que aquellos no están facultados para su calificación, dadas las limitaciones que les impone el artículo 46 del Reglamento Registral, sin que tal restricción sea siempre observada en la práctica. Del mismo modo cabe observar que en muchas ocasiones reciben estas declaraciones, por vía de auxilio registral, de otro Registro civil (principal o delegado) para su inscripción, declaraciones que igualmente deben ser objeto de previa calificación por parte del Encargado del Registro civil principal, trámite que, repetimos, no debe ser obviado. 3. Por otra parte, es frecuente la presentación en los Juzgados de Paz, o la remisión directa a los mismos, de los títulos registrales de carácter documental tanto de procedencia registral, nacional o extranjera (resoluciones, certificaciones, etc), como notarial o judicial, a efectos de promover y fundamentar un asiento en la Sección primera o en la Segunda. Pues bien, en todos estos casos se observa una variada forma de operar por parte de los Registros municipales delegados para posibilitar la previa calificación del Juez encargado principal. a) En un primer grupo cabría incluir aquellos Registros civiles delegados que prescinden del trámite exigido en el artículo 46 del Reglamento, practicando el asiento sin previa solicitud ni recepción de instrucción, en especial a partir del momento en que el funcionario correspondiente, una vez conocido el criterio general del Registro principal con ocasión de una primera consulta, se considera en disposición de resolver cualquier otro supuesto de calificación que se presente sobre el mismo o parecido tema. Se resuelve el problema de la calificación mediante la aplicación de los criterios o pautas que se van recibiendo del Registro principal, asumiendo, por tanto, una calificación para la que carecen de competencia, salvo en los supuestos de urgente necesidad. b) En un segundo grupo cabe enmarcar a aquellos Registros que, como norma general, solicitan instrucción o minuta del Encargado principal en base a una sucinta información telefónica o remitiendo vía fax una copia del acta de la declaración. Es de señalar que en muchas ocasiones la instrucción no es escrita, ni procede directa y personalmente del Juez Encargado. c) Por último, y como tercer grupo, se ha de indicar que no faltan Registros civiles delegados que tienen como norma de actuación, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 46 del Reglamento, la inmediata remisión tanto del acta o comparecencia que recoge la declaración, como de toda la documentación, judicial, notarial o registral, en la que se fundamente sustantiva y registralmente tanto el derecho que se ejercita como el asiento que pudiera proceder. Como consecuencia de este correcto proceder la práctica de la inscripción queda condicionada a la recepción de la pertinente instrucción escrita, instrucción a la que se acompaña la documentación o antecedentes que han servido para la calificación, quedando todo ello debidamente archivado en el Registro delegado. Ahora bien, por regla general los Encargados principales no conservan las minutas de la instrucción, en contradicción con lo que previene en el citado artículo. V. La informatización como instrumento de ordenación y racionalización funcional de los Registros civiles delegados. La informatización de los Registros Civiles municipales de Paz o delegados ofrece una oportunidad inmejorable para lograr una mejora sustancial en el funcionamiento de aquellos, y ello no sólo en lo relativo a la eficacia de los mismos, sino también en cuanto a una correcta observancia del principio de legalidad, a través del estricto cumplimiento de las normas que regulan la función calificadora, de forma que el diseño y desarrollo de la propia aplicación informática coadyuve a encauzar la práctica registral hacia el modelo de actuación indicado bajo la letra c) del apartado anterior, único sistema que posibilita una correcta observancia del principio de legalidad, en cuanto permite que en todos los casos se practiquen los asientos respetándose los requisitos esenciales exigidos por dicho principio, como son la exigencia de un título predeterminado por el Ordenamiento y la previa calificación del mismo. Es evidente que para una correcta calificación el Juez Encargado debe tener acceso directo a las declaraciones y a los documentos presentados (cfr. art. 27 L.R.C.), sin perjuicio de que la valoración de la capacidad e identidad del declarante o compareciente pueda ser apreciada en algunos casos por el Juez encargado que levante el acta. Por tanto, debe establecerse con total claridad que, como regla o principio general, al Juez Encargado titular de la función calificadora le han de ser remitidos en todos los casos por el órgano registral que corresponda, sea el de Paz delegado o sea otro principal, tanto las actas de las declaraciones que se formalicen ante el mismo, como la totalidad de los documentos que vayan a fundamentar el asiento, bien como título principal, bien como título complementario. En su virtud, esta Dirección General, al objeto adaptar el funcionamiento y organización de los Registros Civiles delegados a cargo de Jueces de Paz al proceso de su informatización y de unificar la práctica registral en cuento a la forma de proceder en relación con los casos en que estos Registros son competentes para inscribir un hecho de estado civil, en ejercicio de las competencias que le vienen atribuidas por el artículo 9 de la Ley del Registro Civil, 41 de su Reglamento y 4 del Real Decreto 1475/2004, de 18 de junio, ha acordado establecer y hacer públicas las siguientes directrices:

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