Art. 16
Orden de creación de un fichero de trabajo de análisis
En vigor desde 6 abr 2009
Artículo 16
Orden de creación de un fichero de trabajo de análisis
1. Para cada fichero de trabajo de análisis, el director deberá indicar, en una orden de creación del fichero, los elementos siguientes:
a)
denominación del fichero;
b)
objetivo del fichero;
c)
categoría de personas a la que se refieren los datos que van a almacenarse;
d)
naturaleza de los datos que se vayan a almacenar y, si ha lugar, los datos personales estrictamente necesarios que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las creencias religiosas o filosóficas o la afiliación sindical y los datos relacionados con la salud o la vida sexual;
e)
contexto general que lleva a la decisión de crear el fichero;
f)
participantes en el grupo de análisis en el momento de crear el fichero;
g)
condiciones en que podrán transmitirse datos personales almacenados en el fichero, a qué destinatarios y según qué procedimiento;
h)
plazos de verificación de los datos y duración de su almacenamiento;
i)
constancia documental.
2. El director informará inmediatamente al consejo de administración y a la autoridad común de control acerca de la orden de creación del fichero o de cualquier modificación subsiguiente de los elementos mencionados en el apartado 1 y les comunicará el expediente. La autoridad común de control podrá formular a la atención del consejo de administración todas las observaciones que estime oportunas. El director podrá solicitar a la autoridad común de control que formule sus observaciones en un determinado plazo.
3. El fichero de trabajo de análisis se almacenará durante un período máximo de tres años. Antes de que finalice el período de tres años, Europol verificará la necesidad de su conservación. Cuando resulte estrictamente necesario para los objetivos del fichero, el director podrá decidir su continuación durante un nuevo período de tres años. El consejo de administración y la autoridad común de control previstos en el artículo 33 serán informados inmediatamente por el director de los elementos del fichero que justifican la necesidad estricta de su conservación. La autoridad común de control formulará, a la atención del consejo de administración, todas las observaciones que estime oportunas. El director podrá pedir que la autoridad común de control haga esto en un determinado plazo.
4. El consejo de administración podrá en todo momento encomendar al director que modifique la orden de creación del fichero de trabajo de análisis o que lo cierre. El consejo de administración decidirá la fecha en que será efectiva la modificación o el cierre del fichero.
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